Zlecenie 7395787 - ZAPYTANIE OFERTOWE na usługi wynajmu sali szkoleniowej w...

raz trenerów organizowanych w ramach projektu „Bliżej dostępności” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Nr zamówienia: U2/2020/BD/TUS

Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajęcia sali szkoleniowej z niezbędnym wyposażeniem technicznym, organizacji cateringu (obejmującego przerwy kawowe, obiad i kolację) oraz zapewnienie noclegów ze śniadaniem dla uczestników szkolenia przeprowadzanych w ramach projektu „Bliżej dostępności”.

3.1. Usługa wynajmu sali szkoleniowej
- Wielkość i dostępność sali: powierzchnia – dostosowana do swobodnego rozmieszczenia 16 osobowej grupy uczestników szkolenia i 2 trenerów (w tym jeden trener to osoba niepełnosprawna). Dostępna przez 2 dni szkoleniowe (21 godz. – na czas trwania szkolenia i przygotowania do zajęć) dla każdej z 2 grup. Konieczność zapewnienia dwóch sal szkoleniowych w tym samym terminie (szkolenia mogą się nakładać).
- Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są warsztaty, powinna mieć bezpośredni dostęp do światła dziennego, powinna być posprzątana. Sala powinna być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami.
- Wyposażenie sali: projektor multimedialny głośniczki, ekran do projektora, internet (wifi), flipchart wraz z papierem i flamastrami, miejsca do siedzenia dla min. 16 uczestników szkolenia oraz 2 trenerów ustawione w okrąg. Zapewnienie wieszaków na odzież wierzchnią oraz dostęp do dostosowanej do potrzeb osób z niepełnosprawnościami toalety.
- Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych w trakcie warsztatów.

3.2. Usługa cateringu
- Przerwa kawowa – całodniowa lub uzupełniana w trakcie warsztatu: kawa, herbata, woda gazowana, niegazowana, mleko/śmietanka do kawy, cytryna, cukier, drobne słone i słodkie przekąski typu (paluszki, kruche ciasteczka, owoce), itp. Przerwa kawowa powinna być przygotowana na przyjazd uczestników warsztatu, nie później niż pół godziny przed rozpoczęciem warsztatu. Zorganizowana w miejscu zapewniającym swobodny dostęp dla uczestników, w tym również uczestników z niepełnosprawnościami. Przerwa kawowa powinna być przygotowana na każdy dzień szkolenia.
- Obiad (w pierwszym i drugim dniu szkolenia): zupa, drugie danie, woda, z możliwością wyboru dania wegetariańskiego lub innej diety. Zapotrzebowanie na dania będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 3 dni przed warsztatem.
- Kolacja (w pierwszym dniu szkolenia): kolacja na ciepło lub zimno w formie bufetu szwedzkiego lub serwowana. Do wszystkich posiłków napoje zimne lub ciepłe do wyboru.
Nie dopuszcza się podania plastikowych i papierowych naczyń i sztućców!

3.3. Usługa noclegowa
- Usługa będzie polegała na zapewnieniu noclegów wraz ze śniadaniami dla uczestników szkoleń i trenerów według zgłoszonego zapotrzebowania, o którym Zamawiający będzie informował najpóźniej na 3 dni przed terminem danego szkolenia (szacowana liczba uczestników szkolenia korzystających z noclegów 10-16 osób/szkolenie (1 noc/2 noce) plus 2 trenerów (2 noclegi).
- Usługa obejmuje zapewnienie zakwaterowania (ze śniadaniem) uczestnikom warsztatu po pierwszym dniu warsztatu, w pokojach 2-osobowych lub 1-osobowych (w zależności od potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni przed terminem danego warsztatu) o standardzie nie mniejszym niż 2** ale też nie większym niż 3***, pokoje wyposażone w łazienkę, toaletę, z dostępem do Internetu i TV.
- Wykonawca zobowiązuje się do uwzględniania niepełnosprawności kwaterowanych gości (w tym osób poruszających się na wózkach) przy doborze pokoi.
- Noclegi dla uczestników szkoleń zapewnione zostaną w tym samym obiekcie, co sala szkoleniowa.

3.4. Dodatkowe wymagania
- Dostosowanie wszystkich powierzchni użytkowych, niezbędnych do realizacji zamówienia, do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku oraz osób niedowidzących i niewidomych (obiekt, zaplecze socjalne, w tym toalety, sale szkoleniowe, sale konsumpcyjne, min. 2 pokoje gościnne). Oferent wyraża zgodę na audyt obiektu pod kątem dostosowania dla osób z niepełnosprawnościami.
- Na trzy dni przed terminem szkolenia Zamawiający przekaże Wykonawcy program, na podstawie którego określone zostaną godziny posiłków, liczba uczestników, liczba osób korzystających z noclegów wraz ze strukturą pokoi (1 lub 2 osobowe) oraz pozostałe kwestie organizacyjne.
- Rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia będą prowadzone w polskich złotych (PLN).
- Płatność zostanie dokonana w terminie do 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej zbiorczej faktury za każdy miesiąc wykonanej usługi.
- Podstawą do zapłaty za usługę będzie prawidłowo wystawiona faktura z wyodrębnionymi pozycjami zgodną ze specyfikacją zapytania.

Uwaga:
Wykonawca zaakceptuje klauzulę, że otrzyma zapłatę za rzeczywiście zrealizowaną usługę. W przypadku gdy uczestnik szkolenia nie dojedzie lub przerwie zajęcia, Wykonawcy będzie przysługiwała częściowa zapłata w wysokości proporcjonalnej do faktycznie wykorzystanych noclegów, posiłków i przerw kawowych. Cel zamówienia Celem zamówienia jest wykonanie usługi wynajmu sali szkoleniowej z niezbędnym wyposażeniem technicznym, organizacji cateringu (obejmującego przerwy kawowe, obiad i kolację) oraz zapewnienie noclegów ze śniadaniem dla uczestników szkolenia i prowadzących, przeprowadzanych w ramach projektu „Bliżej dostępności”. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi wynajmu sali szkoleniowej z niezbędnym wyposażeniem technicznym, organizacji cateringu (obejmującego przerwy kawowe, obiad i kolację) oraz zapewnienie noclegów ze śniadaniem dla uczestników szkolenia i prowadzących, przeprowadzanych w ramach projektu „Bliżej dostępności”.