Zlecenie 8161356 - Wzrost konkurencyjności firmy FollowUp dzięki...

konanie usługi informatycznej oraz przekazanie Zamawiającemu praw autorskich do systemu informatycznego, który przez Zmawiającego oznaczany jest nazwą „Xtur 3.0”. Przedmiotem zamówienia jest wykonie przez Wykonawcę usługi, polegającej na poprawie (udoskonaleniu) obecnie wykorzystywanego przez Zamawiającego systemu informatycznego Xtur 2.0 – opisanego niżej. Wykonawca skieruje do wykonania zamówienia personel (wymagania w tym zakresie opisane są w dalszej części zapytania), którego zadaniem będzie udoskonalenie istniejącego systemu informatycznego. Zamawiający dysponuje pełnymi prawami do systemu Xtur 2.0. Efektem zamówienia ma być udoskonalona wersja istniejącego systemu do fakturowania i rozliczeń usług turystycznych (bilety lotnicze, rezerwacje hotelowe, bilety PKP, ubezpieczenia podróżne, bilety kolejowe, autokarowe, bilety promowe, obsługa wiz, wycieczek) pod nazwą Xtur 2.0, funkcjonującego w formule SaaS. Zadaniem Wykonawcy będzie udoskonalenie istniejącego oprogramowania poprzez stworzenie nowego systemu i wbudowanie w niego wyników prac B+R w postaci innowacyjnych algorytmów oraz m.in. wprowadzenie wielojęzykowości i wielowalutowości. Zamówienie obejmie także: - instalację i konfigurację systemu, - testy, - gwarancję oraz serwis, co najmniej 36-miesięczny. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Niniejsze zamówienie ma charakter niepodzielny, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych i funkcjonalnych. Wybrany wykonawca otrzyma dostęp do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego oraz będzie zobowiązany do wykonania systemu informatycznego, spełniającego wymagania, określone w niniejszym zapytaniu ofertowym. System ma charakter integralny i musi zapewniać wszystkie funkcje, opisane niżej w treści zapytania ofertowego – brak jest części, które można byłoby wydzielić z przedmiotu zamówienia oraz powierzyć ich wykonanie różnym wykonawcom. Dodatkowo Zamawiający wymaga, by jeden Wykonawca odpowiadał za świadczenie obowiązków wynikających z gwarancji na system informatyczny oraz odpowiadał za serwisowanie tego systemu. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem projektu jest wprowadzenie na rynek innowacyjnej usługi korzystania z systemu informatycznego dedykowanego branży turystycznej xTur 3.0 (w formule SaaS - oprogramowanie jako usługa). Xtur 3.0 będzie systemem do obsługi biur podróży, uwzględniającym specyfikę rynku polskiego oraz potrzeb i możliwości dominującej grupy przedsiębiorstw turystycznych (małych i średnich). Implementacja technologii opracowanej w ramach prac B+R i zastosowanych w systemie oznaczać będzie automatyzację procesów związanych z obsługą sprzedaży i rozliczeń biur turystycznych (automatyzacja procesu zwrotu biletów lotniczych, udostępnienie integracji z zewnętrznymi dostawcami jak i odbiorcami danych oraz stworzenie Work Flow w zakresie wielojęzykowości i wielowalutowości systemu). System dotychczas służył do fakturowania i rozliczeń usług turystycznych (bilety lotnicze, rezerwacje hotelowe, bilety PKP, ubezpieczenia podróżne, bilety kolejowe, autokarowe, bilety promowe, obsługa wiz, wycieczek), jednak wszystkie procesy były realizowane w języku polskim, brak było specjalistycznego modułu turystycznego (do obsługi imprez turystycznych indywidualnych oraz grupowych (wycieczki, wczasy) oraz imprez typu MICE), zaś obsługa zwrotów biletów lotniczych była pracochłonna i żmudna. System obsługiwał tylko waluty PLN i EUR. Po udoskonaleniu system Xtur 3.0. będzie oferować nadal zautomatyzowaną obsługę procesów: fakturowania i rozliczeń płatności. Ponadto jednak system posiadać będzie funkcjonalności: lepsza kontrola sprzedaży (udoskonalone narzędzie parowania BSP), automatyzacja procesu zwrotu biletów, moduł API (bezpośredni dostęp do dokumentów sprzedażowych i rezerwacyjnych bez konieczności wysyłki z systemu), moduł do obsługi imprez turystycznych oraz imprez typu MICE (w tym integracja z globalnym systemem rezerwacyjnym ofert touroperatorów, wielojęzykowość, wielowalutowość, a także weryfikacja NIP firm europejskich (integracja z systemem VIES). Ponadto system będzie przebudowany w warstwie technologicznej (inna platforma programistyczna, która uniezależni System od rozwiązań m.in. firmy Microsoft), co wpłynie korzystnie na jego dostępność i łatwość użytkowania, a także koszt usługi. Ten zestaw funkcjonalności sprawi, iż system (mid-office) będzie innowacyjną i niespotykaną platformą fakturująco-rozliczającą dokumenty sprzedażowe biur podróży, która pozwoli znacząco usprawnić codzienne procesy realizowane przez firmy turystyczne oraz pozwoli im wejść na rynki zagraniczne (obsłużyć klientów niepolskojęzycznych). Obecny system Xtur 2.0. Program xTur 2.0 jest oprogramowaniem dla biur podróży, który służy do fakturowania i rozliczeń wszelkich usług turystycznych (bilety lotnicze, rezerwacje hotelowe, bilety PKP, ubezpieczenia podróżne, bilety kolejowe, autokarowe, bilety promowe, obsługa wiz, wycieczek). Po podpisaniu umowy na korzystanie z systemu klient (biuro podróży) otrzymuje spersonalizowany dostęp do systemu xTur 2.0, który udostępniany jest w modelu SaaS. System ma za zadanie wspomaganie i dążenie do automatyzacji procesów związanych z obsługą sprzedaży usług turystycznych. System składa się z następujących modułów: - Zamówienia - Dokumenty - Finanse - Raporty - Kontrahenci - Profil użytkownika - Administracja Opisy wybranych funkcjonalności w obecnym systemie: > Kontrola sprzedaży rezerwacji W systemie klasy mid-office kontrola sprzedaży jest kluczowym elementem. W obecnej wersji systemu Xtur 2.0 proces kontroli przebiega w następujący sposób: Biuro podróży rozlicza się za zakupione bilety lotnicze z systemem BSP. Kontrola polega na zaczytaniu raportów BSP (IATA) i ich automatyczne porównanie z listą własnych rezerwacji (biletów). > Zwroty biletów lotniczych -Refund W obecnej wersji aplikacji xtur 2.0 automatyzacja działa przy sprzedaży biletów i innych usług które wpadają do aplikacji z różnych systemów rezerwacyjnych. Jednak w przypadku korekt do dokumentów dotyczących zwrotów w biletach z GDS proces ten przebiega w sposób manualny. Informacja o kwocie do zwrotu jest zamieszczona w komentarzu przy takiej rezerwacji, i kasjer musi dokonać korekty ręcznie OPIS SYSTEMU/USŁUGI XTUR W WYNIKU UDOSKONALENIA SYSTEMU W wyniku realizacji zamówienia, W warstwie funkcjonalności dotychczas stosowanego systemu nastąpią zmiany w następujących obszarach: Kontrola sprzedaży rezerwacji W systemie klasy mid-office kontrola sprzedaży jest kluczowym elementem. Nowe udoskonalone narzędzie parowania BSP, będzie lepiej dostosowane do automatyki systemu. W pierwszym etapie nastąpi parowanie raportów BSP z rezerwacjami. Następnym krokiem będzie parowanie rezerwacji z fakturami, co pozwoli użytkownikowi w łatwy i szybki sposób sprawdzić, czy liczba zakupionych i zafakturowanych rezerwacji pokrywa się ze sobą. Dzięki takiemu rozwiązaniu następuje znaczące ulepszenie procesu kontroli jakości sprzedaży w firmie, czego efektem będzie zmniejszenie ilości błędów i braków na dokumentach. Zwroty biletów lotniczych -Refund (nowość: automatyzacja procesu zwrotu biletów) W ulepszonej wersji systemu zwroty biletów z GDS będą tworzyły automatycznie zamówienia do korekt lub całkowicie automatycznie wystawiały korekty do dokumentów generowanych na podstawie zwrotów biletów lotniczych z GDS. To innowacyjne rozwiązanie pozwoli znacząco poprawić jakość obsługi klientów, a także zmniejszyć koszt obsługi poprzez odciążenie użytkowników systemu. Jest to niezwykle ważna zmiana, w szczególności dla kontrahentów-biur podróży, które wystawiają setki czy nawet tysiące biletów miesięcznie, z których zawsze pewien odsetek podlega zmianom czy zwrotom. Automatyzacja korygowania dokumentacji w tym zakresie znacznie odciąży kasjerów lotniczych, jak i działy fakturowania w biurach podróży. Moduł API - całkiem nowa funkcjonalność Całkowicie nowa funkcjonalność systemu względem poprzedniej wersji. Obecnie klient może otrzymać dokument sprzedażowy, czy rezerwacyjny poprzez wysyłkę pocztą elektroniczną, bezpośrednio z systemu, lub tradycyjnie w formatach PDF/XML lub aktywny link. Moduł API umożliwi dostęp kontrahentom do swoich dokumentów i rezerwacji. Aby uzyskać dostęp do danych należy wysłać żądanie na udostępnione w odpowiedniej dokumentacji "endpointy". W żądaniach będzie należało dodać odpowiednie dane służące do autentykacji użytkownika. Połączenie, jak i dostęp do danych będzie zaszyfrowane i zabezpieczone. W odpowiedzi użytkownik otrzyma wybrane dane zserializowane do formatu JSON. Jest to prosty format wymiany danych bazujący na tekście. Dzięki jego niezależności od języka programowania staje się podstawowym formatem komunikacji pomiędzy różnymi systemami. Dzięki temu rozwiązaniu kontrahent zyska lepszą kontrolę nad zakładanymi dla niego rezerwacjami (loty, pociągi itp.), wystawionymi dla niego fakturami lub korektami faktur oraz dokonanymi płatnościami do dokumentów. Planuje się implementację mechanizmu powiadamiania użytkownika o aktualizacji danych dostępnych w API w ramach danego kontrahenta. Hooki umożliwią rejestrację na wybrany rodzaj zdarzenia (dokument, rezerwacja, płatność itp.). Powiadomienia będą wysyłane niemal natychmiastowo, co będzie znacznym ułatwieniem dla kontrahenta w procesie automatyzacji lub integracji procesów fakturujących po jego stronie. UWAGA: - Pełny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku - Zapytanie ofertowe FollowUp_26.05.2021 - Pełny opis warunków udziału w postępowaniu, kryteriów wyboru ofert oraz opis przygotowania i składania zamówienia znajduje się w załączniku - Zapytanie ofertowe FollowUp_26.05.2021