Zlecenie 12197626 - Wykonywanie usługi pod nazwą Świadczenie usług...

u w 2026 roku.
świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania oraz ewentualnych zwrotów, przesyłek pocztowych zwykłych i poleconych, paczek zwykłych i priorytetowych oraz przesyłek kurierskich na potrzeby Urzędu Miejskiego w Jastrzębiu. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 06.03.2025 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2025 r., poz.366) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie tudzież na zasadach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz projekcie umowy.
Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
1) zwykłe ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,
2) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii
w obrocie krajowym i zagranicznym,
3) polecone ekonomiczne - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym,
4) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,
5) polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym,
6) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym,
7) paczki krajowe i zagraniczne,
a) zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
b) priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii.
8) usługi kurierskie w obrocie krajowym.
Informacje na temat rodzajów i średniej liczby przesyłek pocztowych nadawanych przez Zamawiającego zostaną określone w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek, wyszczególnionych w załączniku nr 2 do zapytania, mają charakter wyłącznie szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości przesyłek wskazanych w załączniku nr 2. Określone w nim rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług są orientacyjne i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. Ilości podane w formularzu cenowym służą wyłącznie do skalkulowania oceny oferty, porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty.
3. Zamawiający może nadawać przesyłki inne niż te, które zostały ujęte w formularzu cenowym. Obliczenie cen jednostkowych za nadanie przesyłek nie wymienionych w formularzu cenowym, będzie dokonywane w oparciu o aktualny cennik usług Wykonawcy. Wykonawca na żądanie Zamawiającego zobowiązuje się do dostarczenia aktualnego cennika usług.
4. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają w szczególności z ustawy z dnia 06.03.2025 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 poz.366) oraz obowiązujących przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 maja 2020r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego ( Dz. U. z 2020r., poz.1026), Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 21 lutego 2019r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019r., poz. 474) a także regulaminów wewnętrznych wykonawcy.
5. Do podstawowych obowiązków Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia należy w szczególności:
1) doręczanie przesyłek krajowych zaliczanych do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 maja 2020r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020r., poz. 1026),
2) nieodpłatne odebranie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z siedziby Zamawiającego codziennie w dni robocze (poniedziałek - piątek) w godzinach między 1300 - 1400 z Sekretariatu Urzędu Miejskiego w Jastrzębiu, Pl. Niepodległości 5, II piętro, pokój nr 15, chyba, że Wykonawca posiada placówkę w miejscowości siedziby Zamawiającego - wtedy Zamawiający osobiście będzie dostarczał do placówki Wykonawcy przygotowane do wyekspediowania przesyłki powszechne i niepowszechne.
3) każdorazowe dokumentowanie przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z siedziby Zamawiającego,
4) nadawanie przesyłek w dniu, w którym Wykonawca odbiera je od Zamawiającego,
5) zwracanie Zamawiającemu potwierdzenia odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, Wykonawca pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (np. awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosił się po odbiór przesyłki w wyżej wymienionym terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana będzie Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyn niedoręczenia adresatowi,
6) dokonywanie zwrotu niedostarczonych przesyłek Zamawiającemu do sekretariatu Urzędu, Pl. Niepodległości 5, II piętro, pokój nr 15.
6. Wykonawca zobowiązuje się do doręczania przesyłek pocztowych zgodnie z postanowieniami dotyczącymi terminów doręczania przesyłek pocztowych, które zostały uregulowane Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020r, poz. 1026), wydanego na podstawie ustawy Prawo Pocztowe.
7. Przesyłki listowe nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą. Paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.
8. Zamawiający będzie nadawał przesyłki również w trybie specjalnym tj. zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960r. - Kodeks postępowania administracyjnego ( t.j Dz. U. z 2023r., poz. 775), w szczególności art. 57 § 5 pkt 2 oraz ustawą z dnia 17 listopada 1964r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2021r., poz. 1805) w szczególności art. 165 § 2.
9. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez wykonawcę miało moc dokumentu urzędowego.
10. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) umieszczania na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki.
2) sporządzania na druku papierowym w dwóch egzemplarzach ( w tym jeden dla
Wykonawcy) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek
nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą,
3) sporządzania w dwóch egzemplarzach ( w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek rejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą.
11. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wzorów wszelkich oznaczeń przesyłek
rejestrowanych i priorytetowych.
12. Zamawiający będzie korzystał również z własnych wzorów druków,,zwrotnego
potwierdzenia odbioru w celu doręczenia przesyłek na zasadach określonych
w ustawie z dnia 14 czerwca 1960r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2023r., poz. 775).
13. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci odcisku pieczęci o treści podanej przez Wykonawcę w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej.
14. Za okres rozliczeniowy uznaje się okres pełnego miesiąca kalendarzowego.
15. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług
zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym, tj. miesiącu kalendarzowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji zawartej umowy, wystawiane będą w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.
16. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji
zamówienia, z trzema wyjątkami:
1) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku,
2) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym,
3) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.
4) Zamawiający dopuszcza zmiany cen jednostkowych brutto w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym, w sytuacji spowodowanej zmianami cen tych pozycji, zgodnie z przedłożonym przez Wykonawcę dokumentem zatwierdzającym te zmiany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe.
17. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 oraz art. 181 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe - ocena na podstawie złożonych dokumentów, tj. oryginału wpisu do Rejestru Operatorów Pocztowych bądź kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 maja 2020r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020r., poz. 1026), Wykonawca powinien posiadać odpowiednią ilość placówek zdawczo-odbiorczych czynnych minimum 5 dni w tygodniu.
18. Szczegóły wykonania przedmiotu zamówienia sprecyzowane zostaną w umowie, jaką Zamawiający podpisze z Wykonawcą, który zaproponuje najkorzystniejszą ofertę.
19. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub
nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia wykonawca zapłaci zamawiającemu należne odszkodowanie lub karę umowną, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 29 maja 2020r. - Prawo pocztowe.
20. Wykonawca zobowiązany jest zachować tajemnicę korespondencji, zaś dane osobowe przetwarzać tylko w związku z rejestracją przesyłek.
21. Zaleca się, aby Wykonawcy pozyskali dla siebie na swoją własną odpowiedzialność wszelkie informacje, które mogą być niezbędne w przygotowaniu oferty oraz przy zawieraniu umowy. Koszty z tym związane ponosi Wykonawca.