Zlecenie 8458169 - Usługa polegająca na usłudze bieżącego utrzymania akt...

w Grupie):.
2.1. Oczekujemy propozycji usługi operacyjnej związaną z bieżącą obsługą akt pracowniczych przy zachowaniu poniższych punktów:
(368 MB - na dzień 31.08.2021 r.)
• rozszycia dokumentów zszytych, zeskanowania i zszycia, przywracając je do wersji pierwotnej;
• zachowania standardu rozdzielczości na poziomie 300dpi dla akt osobowych oraz dla akt starych pisanych ręcznie (opcja w kolorze dla zachowania lepszej jakości skanu);
• indeksacja zgodnie z e-teczki - indeksacją z SAP HR (przyporządkowanie);
• bieżącej aktualizacji dokumentów w teczce;
• wszystkie dokumenty zeskanowane przez Dostawce powinny być importowane przez serwery Zamawiającego z zachowaniem bezpieczeństwa poufności danych (możliwość przekazania do innych Dostawców);
• dokumenty przyporządkowane do e-teczki na podstawie tabeli metrykowej z przyporządkowanej określonej numeracji i symbolem;
• sprawdzenie poprawności i kompletności teczki papierowej z e-teczką oraz danymi zawartymi w systemie;
• Zakładanie akt osobowych nowo zatrudnionych pracowników;
• Wyszukiwanie w teczce osobowej dokumentów kadrowych lub płacowych na bieżące potrzeby pracy i wysłanie ich do spółki do dedykowanej osoby;
• Wypożyczenie akt osobowych;
• Jednorazowe akcje skanowania i archiwizowania w aktach;
• Przygotowanie akt osobowych do spraw sądowych (kserowanie każdego dokumentu), potwierdzenie na każdym dokumencie: za zgodność z przedłożonym dokumentem;
• Brakowanie akt osobowych;
• Przygotowanie kopii akt osobowych dla pracownika;
• Utrzymanie akt osobowych po zwolnieniu pracownika
• Wypracowania BAZY WIEDZY, uwzględniającej usługi + SLA (np. czasochłonność, daty zniszczenia itp.)
2.2. Potencjalny Wykonawca powinien spełnić poniższe wymogi i zabezpieczenia:
• zgoda Urzędu marszałkowskiego oraz Archiwum Państwowego;
• kontrolowana temperatura i wilgotność w pomieszczeniach przechowujących dokumenty;
• system alarmowy, czujki ruchu, kontaktrony na drzwiach wejściowych ewakuacyjnych, bramach wjazdowych oraz klapach oddymiających, kontrola dostępu zgodna z zakresem wykonywania obowiązków pracowników, CCTV, przechowujące dane do 3 miesięcy, ochrona obiektu (fizyczna);
• system przeciwpożarowy: gaśnice (aktualne przeglądy), hydranty (aktualne przeglądy) - przeszkoleni pracownicy, system VESDA (opcjonalnie), procedura Planowanie ciągłości działania (Business continuity planning) - zabezpieczenie lokalizacji;
• aktywne przeglądy budynków (raz na 5 lat), regałów (raz do roku);
• kontrola przed szkodnikami;
• drzwi przeciwpożarowe z atestem, oddzielające strefy biurowe od stref przechowywania dokumentów;
• strefy pracy na dokumentach: wydzielone - pracownicy nie mogą używać tel. prywatnych w wyznaczonej strefie;
• samochody przystosowane do przewozów dokumentów (alarm, antynapad, oddzielnie zamykające się strefy ładunkowe, GPS);
• system zarządzania dokumentacją papierową - kody kreskowe (anonimizacja), określone uprawnienia do dostępów do systemu (system oparty na łańcuchu dostaw: każdy ruch dokumentu odzwierciedlony jest w systemie operacyjnym);
• dokumenty będą składowane w określonym magazynie (każdorazowa zmiana lokalizacji będzie po wcześniejszej konsultacji - najbliższej siedziby klienta);
• magazyny umiejscowione w lokalizacjach, które nie są zalewane, klęski żywiołowe;
• polisa OC
2.3. Proponowany model przekazania dokumentacji papierowej przez Zamawiającego:
teczka osobowa:
• Klient zamawia określoną liczbę materiałów archiwizacyjnych
> kartony,
> kody kreskowe na pudła,
> kody kreskowe na teczki osobowe,
• Wszystkie przekazane akta osobowe posiadają opisy na grzbietach (imię, nazwisko, nr SAP),
• Każda teczka otrzymuje swój integralny kod kreskowy - naklejony na stronę z opisem (gdzie jest imię i nazwisko, nr sap)
• Przygotowane teczki zostają pakowane do pudeł archiwizacyjnych w segregatorach (przepakowanie z segregatorów do kopert (ewentualnie na wąsy) - przepakowanie do kopert spowoduje zmniejszenie liczby przechowanych pudel
• Dostawca odbiera dokumenty partiami po około 100 pudeł, samochodem przystosowanym do
przewozu przez pracownika zatrudnionego przez archiwum.
• Pracownik archiwum w momencie odbioru zaczytuje skanerem ręcznym każdy kod kreskowy pudła i teczki osobowej i lub dokumentu opatrzonego kodem kreskowym znajdującego się w pudłach. Po zeskanowaniu, przygotowywany jest wydruk zawierający datę, nr zamówienia, login pracownika, liczbę oraz numery zeskanowanych pudel oraz teczek osobowych dla każdej ze stron, wykonanie zdjęcia spakowanego pudła przed odbiorem przez Zamawiającego. Potwierdzenie odbioru, dostawy dokumentów z naszej strony - wykonują osoby autoryzowane.
• Przekazanie partii dokumentów do magazynu określonego w umowie.
• W ciągu 24 godzin (czas do ustalenia) archiwum przesyła do Zamawiającego (osoby autoryzowanej) wykaz przejętej dokumentacji klienta (parametry wcześniej wymienione) nr przypisane do danego pudła.
• W momencie odbioru Dostawca otrzymuje podzielone dokumenty na:
> teczki osobowe pracowników: zwolnione archiwalne - nie podlega skanowaniu i weryfikacji tylko do składowania,
> teczki, które podlegają skanowaniu bez weryfikacji (dokumenty zeskanowane, wgrane do e-teczki po stronie dostawcy ale nie wpięte do akt osobowych),
> teczki podlegające weryfikacji vs. e-teczka, (weryfikacja i skanowanie - zgodnie z SLA zawartym w umowie).
• Wypożyczanie lub zeskanowanie przekazanych Dostawcy dokumentów z magazynu i odkładanie dokumentów.
2.4. Aktualny wolumen Zamawiającego
1 Liczba Akt osobowych 5148 szt.
2 Bieżące uzupełnianie akt osobowych 2200 szt./miesiąc około 2200 szt. dokumentów w skali
1 miesiąca jest do wpięcia w akta osobowe pracowników
3 Grubość 1 segregatora a) 5-7 cm a) 70%
Akt b) 3-3,5 cm b) 30%
4 Liczba stron per teczka a) ok. 200-250
b) ok. 30 - 50 a) 70%
b) 30%
5 Format dokumentów A3; A4; A5
6 Dokumenty zszyte 20% TECZKI
7 Karty wynagrodzeń z lat
1970-1993 40% karty wynagrodzeń w formacie A3 znajdują się w aktach w części poza kodeksowej - nie uporządkowane