Zlecenie 7287259 - Usługa najmu sali warsztatowej, wyżywienia i noclegów dla...

wienia są usługi najmu sali szkoleniowej, wyżywienia i noclegów w terminie 17-19.02.2020 r. (w ramach realizacji warsztatów), w szczególności:
• zapewnienie sali warsztatowej (20 godz. dydaktycznych + przerwy),
• zapewnienie wyżywienia, tj.: 2 przerwy kawowe, 3 obiady i 2 kolacje,
• 2 noclegi ze śniadaniem. Cel zamówienia Celem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy usługi najmu sali warsztatowej, zapewnienia wyżywienia i noclegów w terminie 17-19.02.2020 r. w obiekcie hotelarskim, dla uczestników warsztatów: 11 osób młodych w wieku 15-29 lat oraz 2 opiekunów i 1 trenera. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia są usługi najmu sali warsztatowej, wyżywienia i noclegów w terminie 17-19.02.2020 r. w obiekcie hotelarskim, co oznacza:
• zapewnienie sali warsztatowej (20 godz. dydaktycznych + przerwy),
• zapewnienie wyżywienia tj.: 2 przerwy kawowe, 3 obiady, 2 kolacje oraz 2 noclegi ze śniadaniem.
2. Liczba uczestników: 14 osób, tj. 11 uczestniczek i uczestników oraz 2 opiekunów i 1 trener.
3. Opis obiektu: obiekt hotelarski wyposażony w salę warsztatową w miejscu dogodnym komunikacyjnie i z możliwością bezpłatnego parkowania.
4. Wymagania wobec wykonawcy (kwoty brutto):
• Zapewnienie sali warsztatowej – cena za jedną godzinę nie może przekroczyć 30 zł.
Sala warsztatowa powinna być przestronna i jasna. Odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. Dodatkowe wyposażenie to flipchart z papierem i flamastrami, ekran, rzutnik multimedialny. Dostęp do internetu. Sala powinna spełniać warunki BHP i PPOŻ. Możliwość organizacji zajęć w podgrupach.
• Zapewnienie wyżywienia:
Należy mieć na uwadze ewentualne specjalne wymagania żywieniowe (dieta mięsna, wegetariańska, bez laktozy/glutenu). Zamawiający poda wymagania w zakresie diet najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem spotkania.
Harmonogram:
poniedziałek 17.02.2020 r.: obiad, przerwa kawowa, kolacja;
wtorek 18.02.2020 r.: śniadanie, przerwa kawowa, obiad, kolacja;
środa 19.02.2020 r.: śniadanie, obiad.
Menu:
Śniadanie: zimny i ciepły bufet oraz kawa i herbata (w cenie noclegu).
Przerwa kawowa obejmuje: kawę, herbatę, wodę, soki, mleko, cukier, cytrynę i słodkie przekąski, przy czym cena na jedną osobę nie może przekroczyć 15 zł dla każdej przerwy kawowej.
Obiad: zupa, drugie danie oraz deser (ciasto), woda mineralna gazowana i niegazowana – przy czym cena na jedną osobę nie może przekroczyć 35 zł.
Kolacja: zimny bufet (pieczywo, sery, wędlina, masło, świeże warzywa, sałatki, itp.) oraz herbata i woda – przy czym cena na jedną osobę nie może przekroczyć 25 zł.
Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska). Zamawiający wymaga, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników spotkania lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania. Na 7 dni przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić.
• Zapewnienie noclegów ze śniadaniem (w pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym oraz WI-FI dla uczestników oraz 3 pokoi jednoosobowych dla trenera i 2 opiekunów). Dopuszcza się możliwość zamiany pokoju 2-osobowego na pokój/pokoje trzyosobowe (bez zmiany ceny) w przypadku braku możliwości przydzielenia uczestnikom miejsca w pokoju dwuosobowym (np. ze względu na płeć/niepełno-sprawność/chorobę/nieparzystą liczbę osób itp.).
Cena brutto nie może przekroczyć: 60 zł za 1 osobo/noc ze śniadaniem w pokoju 1-, 2- lub 3-osobowym.
Obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w czasie trwania przedsięwzięcia.
Dodatkowo Wykonawca ma obowiązek zapewnić osobę do obsługi na miejscu w ciągu całego przedsięwzięcia.
Składający ofertę wyraża zgodę na proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby uczestników spotkania. Jednocześnie akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za zgłoszoną liczbę osób. Informacja o liczbie uczestników szkolenia zgłoszona będzie z 3-dniowym wyprzedzeniem. Zasada proporcjonalności dotyczyć będzie kosztów noclegów oraz wyżywienia.