Zlecenie 6835374 - Świadczenie usług związanych z organizacją spotkań...

wchodzi:
Zapewnienie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sali konferencyjnej z wyposażeniem na potrzeby spotkań.
1. Lokalizacja miejsca organizacji spotkań.
Wykonawca zapewni realizację usług w miejscu, do którego odległość spod budynku Urzędu Gminy w Księżpolu ul. Biłgorajska 12 nie przekroczy 23 km.
Odległość będzie sprawdzana za pomocą portalu www.google.com/maps/.
2. Wymagania dotyczące obiektu.
a) Obiekt o standardzie, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. Wymagania co do wyposażenia oraz
zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych, dla hoteli i moteli kat. trzy gwiazdkowa od pkt 1 do 32.
b) Obiekt (sala konferencyjna, pokoje oraz miejsce spożywania posiłków) musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych;
c) świadczone usługi (noclegi, zapewnienie sali oraz wyżywienia) muszą być zrealizowane
jednym obiekcie;
d) zapewnienie maksymalnie 5 miejsc parkingowych przy ww. hotelu na maksymalnie 2
doby.
e) Usługa obejmować będzie w szczególności:
• zapewnienie noclegów dla 12 osób - 3 spotkania jednocześnie;
• zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem (zgodnie z pkt. 4);
• zapewnienie wyżywienia dla uczestników;
• incydentalnie zapewnienie możliwości wykonania kopii/wydruku materiałów.
3. Wymagania dotyczące noclegów:
a) Wykonawca zapewni uczestnikom spotkań pokoje 1-osobowe lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania;
b) pokoje powinny być z pełnym węzłem sanitarnym.
4. Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i wyposażenia:
a) Sale muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa (przeciwpożarowe), akustyczne (zgodnie z zasadami BHP), oświetleniowe (zgodnie z zasadami BHP), muszą być ogrzewane (w
okresie zimowym) oraz klimatyzowane;
b) sale muszą posiadać dostęp do światła dziennego i możliwość zaciemnienia w przypadku wyświetlania prezentacji;
c) wielkość sali musi być dostosowana do liczby osób wskazanej w zleceniu, ustawienie stołów i krzeseł zostanie uzgodnione przed spotkaniem;
d) sala musi być oddzielona od części restauracyjnej/barowej i posiadać drzwi zamykane na klucz;
e) w ramach wyposażenia sali Wykonawca zapewni: projektor multimedialny, ekran, flipchart oraz flamastry;
f) w sali powinien być zapewniony dostęp do Wi-Fi: o parametrach min. download: 10 Mb/s.
5. Wymagania dotyczące wyżywienia.
a) zapewnienie wyżywienia - uczestnikowi każdego spotkania przysługuje następujące wyżywienie:
- śniadanie; składające się z:
• dania na ciepło: min. 2 rodzaje - min. 100g na osobę;
• nabiału: jajka, twaróg, sery, jogurty - min. 100g na osobę;
• wędlin - min. 2 rodzaje - min. 100g na osobę;
• płatków zbożowych- min. 50g na osobę;
• warzyw np. pomidor, ogórek, papryka - min. 3 rodzaje - min. 100g na osobę;
• owoców - min. 3 rodzaje - min. 50g na osobę;
• dżemów - min. 2 rodzaje - min. 20g na osobę;
• pieczywa - min. 3 rodzaje, masła - min. 150g na osobę;
• napojów bez ograniczeń: sok 100% - min. 2 rodzaje; woda (gazowana i niegazowana)
butelkowana, kawa, herbata - min. 2 rodzaje; dodatki: mleczko do kawy, cytryna, cukier,
- przerwa kawowa - w formie bufetu, ciągłej, dostępnej podczas trwania spotkania
i uzupełnianej na bieżąco, składającej się z:
• wyboru ciast domowych porcjowanych (- min. 3 rodzaje) lub ciastek typu mini rogaliki nadziewane, mini pączki, babeczki itp.; nie dopuszcza się ciastek kruchych;
• filetowanych owoców (min. 3 rodzaje - np. pomarańcza, kiwi, melon, ananas, arbuz);
• napojów bez ograniczeń: sok 100% - min. 2 rodzaje; woda (gazowana i niegazowana)
butelkowana, kawa, herbata- min. 2 rodzaje;
• dodatki: mleczko w dzbanuszkach nie większych niż 0,3l, cytryna, cukier,
- obiad, składający się z:
• 2 zup do wyboru (w tym jedna - zupa krem) - min. 250ml porcja (zupa krem - min.150ml porcja);
• dania głównego na ciepło - min. 2 rodzaje: dań mięsnych - min. 150g porcja, dań
wegetariańskich - min. 250g porcja (w przypadku ryby - min. 150g porcja) - do wyboru;
• sałatek/surówek/warzyw gotowanych - min. 3 rodzaje - min. 100g porcja;
• dodatków skrobiowych typu: ryż, ziemniaki, kasza itp. - min. 2 rodzaje - min. 200g porcja;
• deseru - min. 2 rodzaje;
• napojów bez ograniczeń: sok 100% - min. 2 rodzaje, woda (gazowana i niegazowana) butelkowana, kawa, herbata - min. 2 rodzaje, dodatki: mleczko w dzbanuszkach nie większych niż 0,3l, cytryna, cukier,
- kolacja, składająca się z:
• dania głównego na ciepło: min. 2 rodzaje: dań mięsnych - min. 150g porcja, dań wegetariańskich - min. 250g porcja (w przypadku ryby - min. 150g porcja) - do
wyboru;
• pieczywa - min. 3 rodzaje, masła;
• sałatek - min. 2 rodzaje;
• świeżych warzyw np. pomidor, ogórek, papryka - min. 3 rodzaje;
• napojów bez ograniczeń: sok 100% - min. 2 rodzaje; woda (gazowana i niegazowana) butelkowana, kawa, herbata - min. 2 rodzaje;
• dodatki: mleczko w dzbanuszkach nie większych niż 0,3l, cytryna, cukier;
b) Wykonawca zapewni następujący sposób podania posiłków: zastawa porcelanowa, sztućce metalowe, serwetki;
c) Zamawiający wymaga podania posiłków punktualnie, zgodnie z godzinami ustalonymi z Zamawiającym. Muszą one być serwowane uczestnikom w odpowiedniej temperaturze przez cały okres ich wydawania;
d) na prośbę Zamawiającego, Wykonawca uwzględni w menu specjalne dania dla osób wymagających określonej diety ze względów zdrowotnych;
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystania nieskonsumowanych produktów pozostałych po posiłkach;
f) podane gramatury dotyczą dań i posiłków po obróbce termicznej;
g) każdorazowo przed spotkaniem Wykonawca prześle Zamawiającemu w terminie min. 2 dni roboczych przed wydarzeniem menu do akceptacji.
6. Wykaz usług
a) Zamawiający zakłada, że na potrzeby 1 spotkania (dwudniowego) potrzebne będzie następujące zapotrzebowanie:
- I dzień: śniadanie, przerwy kawowe uzupełniane na bieżąco, obiad, kolacja, nocleg, sala
konferencyjna;
- II dzień: śniadanie , przerwy kawowe uzupełniane na bieżąco, obiad sala konferencyjna;
Zestawienie usług na 1 spotkanie
Ilość (dni x osób)
Nocleg - pokój jednoosobowy, dwuosobowy 1x4
Przerwa kawowa- całodzienna 2 x 8
Śniadanie 2 x 8
Obiad 2 x 8
Kolacja 1 x 8
Sala konferencyjna z wyposażeniem 2 x 8
b) Szczegółowe zapotrzebowanie dot. wyżywienia będzie ustalane z Wykonawcą każdorazowo przed spotkaniem:
c) Zamawiający wymaga, aby w przypadku organizacji spotkań dwudniowych Wykonawca zapewnił każdego dnia inne menu obiadowe;
d) planowana liczba spotkań w latach 2019-2020;
• 4 spotkania Komitetu Sterującego organizowane dla 8 osób x 2 dni.
• 4 spotkania „wymiana personelu” organizowane dla 8 osób x 2 dni.
• 1 spotkanie „szkolenie personelu” organizowane dla 8 osób x 2 dni.
Razem - 9 spotkań
e) Zamawiający zastrzega, że podana łączna liczba spotkań i osób uczestniczących w spotkaniach jest szacunkowa i może ulec zmianie.
f) Poszczególne spotkania mogą się odbywać się w jednym terminie.
g) Spotkania będą odbywać się głównie w różne robocze dni tygodnia, Zamawiający
zastrzega sobie możliwość zorganizowania spotkań w soboty i niedziele.
h) Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji spotkania jednodniowego,
korzystając z wybranych usług (wyżywienia, sala konferencyjna), zgodnie ze stawkami podanymi w formularzu ofertowym.
i) Wykonawca zostanie powiadomiony o planowanym terminie spotkania z 14 dniowym wyprzedzeniem.
j) Zamawiający zastrzega sobie możliwość w uzgodnieniu z Wykonawcą skrócenia terminu powiadamiania, a także w porozumieniu z Wykonawcą odwołania planowanego spotkania.
k) Ostateczne potwierdzenie liczby osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych przed datą spotkania. Zamawiający poniesie koszt rzeczywistej liczby uczestników spotkania.
VI. Klauzula antykorupcyjna.
Oferent i instytucja zamawiająca zobowiązują się do podjęcia wszelkich niezbędnych środków w celu uniknięcia praktyk korupcyjnych w trakcie procedury przetargowej i podczas realizacji zamówienia. Na potrzeby niniejszej klauzuli za "praktyki korupcyjne" uważa się oferowanie łapówki, upominków, gratyfikacji lub prowizji dla jakiejkolwiek osoby jako zachęty lub nagrody za wykonanie lub powstrzymanie się od jakichkolwiek czynności związanych z udzieleniem zamówienia lub wykonaniem
umowy już zawartej z instytucją zamawiającą. Instytucja zamawiająca zobowiązuje się, że jej personel nie będzie żądał ani akceptował, osobiście lub za pośrednictwem członków rodziny, żadnych łapówek, upominków, gratyfikacji lub prowizji związanych z przetargiem. Instytucja zamawiająca wykluczy z postępowania przetargowego wszystkie znane podejrzane osoby. Oferent i, jeśli dotyczy, jego podwykonawcy i partnerzy realizujący wspólne przedsięwzięcia, zobowiązują się podczas swojego uczestnictwa w procedurze przetargowej i podczas realizacji zamówienia do przestrzegania następujących zasad stanowiących, że: nie zapłacili i nie będą oferować ani płacić łapówek, upominków, gratyfikacji lub prowizji w celu otrzymania lub zachowania zlecenia; nie byli i nie będą w zmowie z innymi oferentami, aby w jakikolwiek sposób sfałszować lub wpłynąć na proces przetargowy; ujawnią instytucji zamawiającej i audytorom wybranym przez instytucję zamawiającą wszelkie płatności dokonane w związku z udzieleniem danego zamówienia każdemu (w tym agentom, brokerom lub innym pośrednikom). Dotyczy to płatności dokonywanych bezpośrednio, a także za pośrednictwem członków rodziny lub innych stron trzecich.
Jeżeli oferent przed otrzymaniem zamówienia lub w trakcie realizacji umowy dopuścił się naruszenia zasad dotyczących klauzuli antykorupcyjnej, instytucja zamawiająca ma prawo do wykluczenia oferenta z procesu przetargowego. Oferent akceptuje, że naruszenie klauzuli antykorupcyjnej może spowodować unieważnienie przetargu lub przedterminowe wypowiedzenie umowy przez instytucję zamawiającą. Instytucja zamawiająca zastrzega sobie prawo do zgłaszania podejrzanych naruszeń lub antykonkurencyjnych zachowań oferenta właściwemu organowi regulacyjnemu oraz dostarczenia mu wszelkich istotnych informacji. Umawiające się strony powinny mieć na uwadze, że sankcje ustalone w wyniku naruszenia klauzuli antykorupcyjnej nie wykluczają, nie zastępują ani nie zmieniają w żaden sposób sankcji karnych, cywilnych, dyscyplinarnych lub administracyjnych ustanowionych przez prawo.
VII. Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków