Przetarg 8559007 - Świadczenie usług pocztowych dla Powiatowego Urzędu Pracy...

ecz Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych, zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz ewentualnych zwrotów przesyłek pocztowych nadawanych przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówkami nadawczymi, w których znajdują się placówki Zamawiającego, tj. w Toruniu – dla obsługi Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu, ul. Polna 115, 115 A 87-100 Toruń; w Chełmży – dla Ośrodka Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża.). Usługa obejmuje również odbiór korespondencji z placówek Zamawiającego (tj. Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu, ul. Polna 115,115 A, 87-100 Toruń w godz. 14.00-14.30 i Ośrodka Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża w godz. 12.00-14.00. 1. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:1) przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym: a. przesyłki ekonomiczne nierejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do 2000 g,b. zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane, będące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do 2000 gc. polecone ekonomiczne – przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do 2000 g,d. polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane, będące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do 2000 g,e. polecone ekonomiczne ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO), rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru niebędące przesyłkami najszybszej kategorii o wadze do 2000 g,f. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO), rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, będące przesyłkami najszybszej kategorii o wadze do 2000g, Wymiary przesyłki listowej:- maksymalnie - 900 mm, stanowiących sumę długości, szerokości i wysokości, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 600 mm,– minimalne wymiary strony adresowej – 90 × 140 mm, Wymiary przesyłek przyjmuje się z tolerancją maksymalnie do 2 mm.Zestawienie przesyłek zawarte w załączniku nr 2a do specyfikacji (tj. druga strona formularza ofertowego) ma charakter wyłącznie szacunkowy i nie stanowi ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach, a po stronie Wykonawcy podstaw do wysuwania roszczeń w przypadku nadawania przesyłek w ilościach mniejszych niż szacunkowe. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zmiany ilości oraz/lub rodzaju przesyłek nie stanowią podstawy do zmiany treści umowy zawartej z Wykonawcą. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za usługi faktycznie wykonane. Zamawiający gwarantuje realizację przedmiotu zamówienia na poziomie nie mniejszym niż 70%. Wykonawca, w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, zobowiązany jest:a) odbierać przesyłki pocztowe Zamawiającego w dniach od poniedziałku do piątku z jego siedzib mieszczących się w Toruniu przy ul. Polnej 115,115 A, 87-100 Toruń w godz. 14.00-14.30 i Ośrodka Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża w godz. 12.00-14.00b) doręczać wszystkie przesyłki pocztowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w tym w sposób określony w art. 43, 44 § 1-3, art. 45-47 Kodeksu postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735),c) doręczać wszystkie przesyłki, niebędące usługą dodatkowo płatną, każdemu adresatowi: w terminie D+3 przy przesyłkach listowych najszybszej kategorii, w terminie D+5 przy przesyłkach listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii, gdzie „D” jest dniem przekazania przesyłki wychodzącej od Zamawiającego do Wykonawcy, tj. dniem jej nadania.d) zwracać do kancelarii Zamawiającego (pokój nr 111 – Toruń oraz 1 - Chełmża ) wszystkie: niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru przesyłek pokwitowane przez adresata (lub inną osobę uprawnioną) niezwłocznie.e) bezpłatnie świadczyć on-line usługę śledzenia przesyłki rejestrowanej, która ma umożliwić Zamawiającemu dostęp do informacji nt. co najmniej: • numeru przesyłki, • awizowania przesyłki oraz dat pierwszego i drugiego awizowania (o ile nastąpi), • daty doręczenia przesyłki (o ile nastąpi) adresatowi. Zamawiający wymaga, aby dane, o których mowa w lit. e, (po wpisaniu numeru przesyłki w odpowiedniej aplikacji na stronie internetowej Wykonawcy) można było wydrukować ze strony Wykonawcy.Wszystkie wymagania dot. śledzenia przesyłki on-line, o których mowa w lit. e, muszą zostać spełnione najpóźniej do dnia rozpoczęcia wykonywania niniejszego zamówienia, tj. od dnia podpisania umowy.Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia przesyłek w książce nadawczej. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego. Zestawienia sporządzane będą przez Zamawiającego w dwóch identycznych egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Wzory i treść książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo- wartościowego przesyłek nierejestrowanych i paczek zostaną uzgodnione z Wykonawcą. Fakt przekazania przesyłek celem ich nadania każdorazowo zostanie potwierdzony w formie pisemnej przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego (lub inną uprawnioną do tego osobę) oraz przez upoważnionego pracownika Wykonawcy (lub inną upoważnioną przez Wykonawcę osobę). Potwierdzenie przekazania przesyłek będzie następowało w formie złożenia podpisu i daty na dokumencie zawierającym m. in. uporządkowany wykaz adresatów.Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę na podany adres do każdego miejsca w kraju, a poza jego granicami do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych.Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.Realizacja przedmiotowego zamówienia odbywać się musi zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04 maja 2016 roku z późn. zm.). Informacje o adresatach (w tym treść korespondencji) muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby uniemożliwić do nich dostęp osobom niepowołanym. Nadawanie przesyłek zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, będzie się odbywać się z wykorzystaniem potwierdzeń odbioru - druki KPA-5. Zamawiający zakupi we własnym zakresie formularze zwrotnych potwierdzeń odbioru stosowanych przy nadawaniu przesyłek zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, tzw. białe zwrotki na druku KPA-5. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwość śledzenia przesyłki.Placówka Wykonawcy musi być czynna w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku. Za dzień roboczy uważa się każdy dzień, który nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Placówka zdawczo-odbiorcza w Toruniu musi być czynna co najmniej w godzinach 08.00 - 16.00.Placówka operatora pocztowego musi posiadać czynny numer telefonu służbowego.Zabrania się Wykonawcy i innym podmiotom działającym na jego rzecz lub w jego imieniu, które zostały zobowiązane do nadania, przemieszczenia, doręczenia oraz zwrotu przesyłki pocztowej, do umieszczania na przesyłkach pocztowych jakichkolwiek informacji, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym w formie pisemnej. Niedopuszczalne jest zakrywanie częściowe lub całkowite informacji dotyczących m. in.: nadawcy, adresata i opłaty pocztowej umieszczanych przez Zamawiającego na opakowaniach przesyłki/przesyłek. Wyjątek w tym zakresie stanowią informacje wyznaczonego operatora, niezbędne do realizacji usługi pocztowej. Nadanie przesyłki pocztowej Wykonawca każdorazowo dokumentuje na przesyłce w formie stempla (nadruku lub naklejki) opatrzonego czytelną datą nadania. Stempel dodatkowo może zawierać nazwę miejscowości nadania oraz nazwę/symbol operatora. Zapis ten nie dotyczy przesyłek opłaconych przy użyciu maszyny do frankowania. Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot niniejszego zamówienia z należytą starannością, poprzez zapewnienie właściwych warunków technicznych i organizacyjnych koniecznych do prawidłowego świadczenia usług pocztowych z zachowaniem bezpieczeństwa obrotu, przestrzegając tajemnicy pocztowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji o charakterze zmniejszającym wartość zamówienia zgodnie z art. 411 ustawy. Maksymalna wartość opcji to do 30% wartości zamówienia określonej w formularzu ofertowym. Oznacza to, że Zamawiający gwarantuje wykorzystanie 70% kwoty zamówienia. Skorzystanie z prawa opcji będzie możliwe w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie wykorzystać całości zamówienia w okresie trwania umowy. Decyzję, co do możliwości skorzystania z prawa opcji Zamawiający uzależnia od swoich bieżących potrzeb. W przypadku chęci skorzystania z Prawa Opcji Zamawiający każdorazowo poinformuje o tym Wykonawcę na piśmie poprzez Zgłoszenie Prawa Opcji. Zamawiający ma prawo do skorzystania z Prawa Opcji w okresie trwania umowy. Realizacja zamówienia objętego prawem opcji jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności i zobowiązań finansowych w stosunku do Wykonawcy w przypadku nieskorzystania z Prawa Opcji.

OP.JK.330.1.2021