Zlecenie 7760409 - Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.:...

inę Księżpol i Gminny Ośrodek Kultury w Księżpolu. Audytor zobowiązany jest również do wykonywania czynności doradczych w zakresie oceny ex-ante postępowań o zamówienia publiczne.
Rozwinięcie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wraz z wyszczególnieniem obowiązków audytora określonych Programem, jak również stawianych mu wymagań zawarte jest w dokumencie,, Wytyczne do weryfikacji wydatków.
Realizacja przeprowadzenia audytu rozpocznie się w dniu następnym po podpisaniu umowy, a zakończy w dniu zatwierdzenia raportu końcowego. Zakres audytu obejmuje wszystkie poniesione koszty i udzielone zamówienia od dnia rozpoczęcia wdrażania projektu tj. od 01.07.2020 roku do dnia zakończenia wdrażania projektu tj. 30.06.2021 r. Skonsolidowany raport końcowy należy dostarczyć do WST w nieprzekraczalnym terminie 3 m-cy od zakończenia okresu wdrażania projektu tj. do 30.09.2021 r. Raport końcowy będzie zawierał również wydatki poniesione w okresie 01.07.2021 do 30.09.2021 r. które zgodnie z obowiązującymi zasadami są kwalifikowalne.
Celem zamówienia jest weryfikacja zgodności realizacji Projektu z zapisami Umowy o dofinansowanie.
1. Rola audytora.
Celem pracy audytora jest zapewnienie, że wydatki w ramach projektu są zgodne z prawem krajowym, a w przypadku wydatków poniesionych przez polskich beneficjentów również z prawodawstwem unijnym, a także zostały poniesione zgodnie z wymaganiami dokumentów programowych i postanowieniami umowy o dofinansowanie, w tym aktualną wersją wniosku o dofinansowanie.
Zadaniem audytora jest potwierdzenie ścieżki audytu, w tym potwierdzenie, że usługi, dostawy zostały wykonane, dostarczone lub zainstalowane, oraz że wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały przez nich zapłacone. W tym celu audytor przeprowadza weryfikację formalną, rachunkową i merytoryczną wydatków przedstawionych przez beneficjenta w raporcie pośrednim z realizacji projektu, aby zapewnić, że wydatki:
1) zostały poniesione zgodnie warunkami umowy o dofinansowanie oraz budżetem projektu;
2) mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowanych określonym w dokumentach programowych w zakresie kwalifikowania wydatków i umowie o dofinansowanie;
3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków projektu;
4) zostały poniesione zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów;
5) zostały prawidłowo udokumentowane;
6) zostały ujęte w ewidencji księgowej.
2. Zakres weryfikacji wydatków przeprowadzanej przez audytora.
1) Zakres weryfikacji przeprowadzanej przez audytora obejmuje w szczególności:
a) weryfikację czy raport pośredni z realizacji projektu / raport końcowy został prawidłowo wypełniony od strony formalnej i rachunkowej;
b) weryfikację czy zadeklarowane wydatki są zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie, umową partnerską, tzn. czy zostały zaplanowane w projekcie i czy są rozliczane zgodnie z zasadami kwalifikowalności oraz w ramach prawidłowej kategorii wydatków;
c) weryfikację czy beneficjent wiodący zapewnił środki finansowe partnerowi projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie i umową partnerską;
d) weryfikację czy zakres rzeczowy projektu jest realizowany zgodnie z harmonogramem umowy o dofinansowanie, w tym czy osiągnięto wymagane wskaźniki;
e) weryfikację czy koszty, wydatki i przychody projektu oraz zakupione wyposażenie i wartości niematerialne i prawne, zostały dostarczone i prawidłowo zaewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym beneficjenta projektu;
f) weryfikację czy wybór Wykonawców usług i dostaw w ramach projektu został dokonany w oparciu o właściwe procedury przetargowe, w tym prawa krajowego dotyczącego zamówień publicznych;
g) weryfikację zgodności poniesionych wydatków z przepisami krajowymi i wymogami związanymi z udziałem w Programie {regulacjami dotyczącymi pomocy publicznej, promocji, informacji, ochrony środowiska oraz równości szans, o ile dotyczą);
h) weryfikację dokumentacji potwierdzającej dostarczenie współfinansowanych towarów i usług;
i) weryfikację czy wydatki zostały rzeczywiście poniesione i zapłacone, za wyjątkiem uproszczonych metod rozliczania wydatków;
j) weryfikację czy prowadzony jest odrębny system księgowy lub stosowany jest odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem, za wyjątkiem uproszczonych metod rozliczania wydatków;
k) weryfikację czy postępy z realizacji projektu zostały jasno i w pełni odzwierciedlone w raportach oraz czy istnieje natychmiastowy wgląd do ewidencji działań, które były wykonane, czy odpowiednio udokumentowano dostawę towarów i usług;
l) weryfikację pełnej dokumentacji przetargowej dotyczącej wyboru Wykonawcy dla zamówień udzielanych zgodnie z prawem krajowym w związku z realizacją projektu;
m) weryfikację dokumentacji dotyczącej wyboru Wykonawcy dla zamówień udzielanych w związku z realizacją projektu, których wartości są poniżej krajowych progów stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych (z uwzględnieniem wymagań programowych zakresie zamówień);
n) weryfikację przestrzegania zasad konkurencji udzielania zamówień określonych w dokumentach programowych,
o) weryfikację sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizowanym projektem tak, aby była dostępna w przypadku przyszłych kontroli;
p) weryfikację czy beneficjent projektu wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli lub audytów oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte.
2) Audytor prowadzi weryfikację wydatków na podstawie obowiązujących go procedur kontroli ustanowionych w Programie oraz zgodnie z:
a) Międzynarodowym Standardem Usług Pokrewnych 4400 Usługi wykonywania procedur przewidzianych dla informacji finansowych w wersji wydanej przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC);
b) Kodeksem etyki zawodowych księgowych opracowanym i wydanym przez Radę Międzynarodowych Standardów Etyki dla Księgowych IFAC.
3. Weryfikacja administracyjna przeprowadzana przez audytora.
1) W trakcie weryfikacji administracyjnej audytor sprawdza, czy:
a) raport został prawidłowo wypełniony pod względem formalnym i rachunkowym;
b) załączone zostały wszystkie wymagane załączniki do raportu;
c) raport przedstawia postęp realizacji projektu, w tym realizację wskaźników (pod względem ilościowym i jakościowym);
d) wydatki beneficjenta ujęte w raporcie są prawidłowe oraz są zgodne z zasadami kwalifikowalności określonymi w Podręczniku Programu (wersja IV) Drugi nabór wniosków;
e) nie nastąpiło przekroczenie limitu wydatków w ramach poszczególnych zadań oraz w ramach poszczególnych linii budżetowych;
f) zastosowano poprawny kurs wymiany walut w przypadku przeliczenia wydatków poniesionych w walucie krajowej na EURO;
g) raport nie zawiera kosztów niekwalifikowalnych wymienionych w Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji nr 897/2014;
h) dokumenty finansowo-księgowe zostały prawidłowo opisane i czy odpowiadają poniesionym wydatkom i je potwierdzają;
i) beneficjent wiodący oraz pozostali beneficjenci projektu posiadają odrębny system księgowy lub wyodrębnione konta księgowe dla wszystkich transakcji odnoszących się do projektu, bez uszczerbku dla zasad księgowych obowiązujących w danym państwie;
j) w przypadku wydatków rozliczanych za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków czy spełnione zostały warunki niezbędne do dokonania płatności na rzecz partnerów w pełnej wysokości, w tym m.in.
• czy wartość wydatków rozliczonych płatnością ryczałtową nie przekracza limitu wartości wynikającej z przyjętej płatności ryczałtowej;
• czy zadanie objęte płatnością ryczałtową zostało zrealizowane;
• czy nie zaraportowano kosztów podwójnie (np. nie sfinansowano zakupu objętego stawką ryczałtową również w innej linii budżetowej);
• czy koszty jednostkowe są prawidłowo stosowane i prawidłowo wyliczone;
• czy zastosowano zatwierdzoną metodologię w celu ustalenia wartości kwot i płatności ryczałtowych i stawek ryczałtowych;
• w przypadku, gdy zmodyfikowana została wartość kategorii kosztów, od której ustalona została stawka ryczałtowa czy proporcjonalnie zmieniono wartość stawki ryczałtowej.
2) Audytor beneficjenta wiodącego dodatkowo potwierdza dokonanie płatności przez beneficjenta wiodącego na rzecz pozostałych beneficjentów.
3) Audytor przeprowadza weryfikację administracyjną raportu na podstawie informacji zawartych, m.in. w:
a) zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie wraz ze wszystkimi załącznikami;
b) umowie o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami i wszystkimi aneksami lub zmianami;
c) umowie partnerskiej zawartej pomiędzy beneficjentem wiodącym a beneficjentem/ami projektu wraz ze wszystkimi załącznikami i wszystkimi aneksami lub zmianami;
d) raporcie pośrednim z realizacji projektu wraz ze wszystkimi załącznikami;
e) w przypadku wydatków rozliczanych na podstawie kosztów rzeczywistych - dokumentach potwierdzających prawidłowość i kwalifikowalność wydatków ujętych w raporcie, w tym:
• dowodach księgowych dotyczących poniesionych wydatków (fakturach, rachunkach itp.) oraz
dokumentach potwierdzających zapłatę (np.: wyciągach bankowych);
• umowach z Wykonawcami dostaw, usług;
• protokołach odbioru lub innych dokumentach potwierdzających przyjęcia dostarczonych towarów i usług.
• innych dokumentach koniecznych do potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności wydatków;
f) w przypadku wydatków rozliczanych za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków -dokumentach potwierdzających prawidłowe obliczenie wysokości kosztów.
4. Weryfikacja zamówień publicznych przez audytora.
1) Zasady udzielania zamówień publicznych zostały zawarte w Podręczniku Programu {wersja IV). Drugi nabór wniosków definiują procedury przetargowe i ogłoszeniowe mające zastosowanie do różnych wartości progowych. W zależności od kraju beneficjenta należy wziąć pod uwagę następujące poziomy:
a) Podręcznik Programu zawierający procedury zamówień określone w art. od 53 do 56 Rozporządzenia Ministerstwa Rozwoju - Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
b) przepisy krajowe;
c) wewnętrzne zasady organizacji / jednostki.
2} W celu potwierdzenia prawidłowości procedur regulowanych odpowiednimi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych, audytor sprawdza dokumenty przetargowe, do których w zależności od progu należą:
a) kompletne procedury udzielenia zamówienia powyżej kwoty 30 000 euro oraz powyżej progów UE o ile zaistnieje taka potrzeba;
b) kompletne procedury udzielane poniżej kwoty 30 000 euro.
3) Sprawdzenie procedur udzielenia zamówienia publicznego dotyczy zamówień już udzielonych oraz zamówień, które zostaną udzielone po wyłonieniu audytora.
4) W ramach realizacji przedmiotu zmówienia przewidziano udzielenie zamówień publicznych:
a) do kwoty 30 000 euro na:
• zakup sprzętu dźwiękowego i świetlnego
• zakup materiałów na warsztaty plastyczne i fotograficzne
• wykonanie materiałów promocyjnych;
• na organizację pobytu uczestników projektu partnera ukraińskiego;
• na organizację imprezy Koncert Galowy;
• zakup materiałów na warsztaty kulinarne;
• transport i ubezpieczenie uczestników
• na artykuły prasowe - 4 zamówienia;
• na zatrudnienie animatorów muzyki i tańca
• na organizację warsztatów
• audyt zewnętrzny
b) do kwoty powyżej 30 000 euro o ile potrzeby wykonania takiego zamówienia.
5) Zamawiający informuje, że powyższe wyszczególnienie zamówień zostało podana dla potrzeb informacyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo w razie potrzeby dołączenia poszczególnych zamówień i udzielanie ich jako jedno. Tryb udzielenia zamówienia zostanie również dostosowany do rzeczywistej szacowanej wartości zamówienia. W przypadku zaistnienia potrzeby ponownego ogłoszenia zamówienia procedura zostanie powtórzona. W ramach przedmiotu zamówienia audytor zobowiązany jest do sprawdzenia wszystkich postępowań powyżej wymienionych
jak również wymaganych do prawidłowej realizacji projektu a nie wymienionych powyżej. Dotyczyło również przesunięcia trybów udzielenia zamówień publicznych.
5. Forma weryfikacji administracyjnej prowadzonej przez audytora.
Weryfikacja administracyjna wydatków w projekcie może być za zgodą Zamawiającego prowadzona przez audytora zza biurka (beneficjenci dostarczają dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem) i/lub w miejscu realizacji projektu/w siedzibie beneficjenta na podstawie oryginałów dokumentów. Weryfikacja obejmuje 100% wydatków raportowanych przez beneficjenta. Sposób dokonania audytu zostanie ustalony po udzieleniu zamówienia.
6. Terminy weryfikacji raportów
Po okresie wdrażania projektu tj. po 30.06.2021 r.
WAŻNE: Termin wykonania raportu końcowego wynika z umowy grantowej. Ostateczny termin złożenia raportu końcowego przez Partnera Wiodącego to trzy miesiące od zakończenia wdrażania projektu. Zamawiający zastrzega możliwość przesunięcia terminu raportu końcowego ze względu na przesunięcie okresu wdrażania projektu.
7. Niezależność audytora.
1) Spełnianie wymogów ISRS 4400, niezależności zawartej w Kodeksie etyki zawodowych księgowych IFAC.
2) Określa się niezależność audytora jako niezależność organizacyjną od struktur instytucjonalnych i działalności operacyjnej beneficjenta, w tym działań realizowanych w ramach projektu. Naruszeniem bezstronności i niezależności będzie świadczenie usług ubezpieczeniowych, doradczych, konsultingowych dotyczących działalności beneficjenta w ciągu dwóch lat poprzedzających rozpoczęcie świadczenia usługi weryfikacji projektu, z wyjątkiem świadczenia usług dotyczących weryfikacji projektów finansowanych z środków Europejskiego.
3) Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa oraz Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa. Naruszeniem niezależności będzie posiadanie udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce beneficjenta będącego audytowanym. Naruszeniem bezstronności jest zaistnienie konfliktu interesów, kiedy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji przez audytora jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z beneficjentem podlegającym kontroli, dostawcami usług w weryfikowanym projekcie lub podmiotami zaangażowanymi w wdrażanie Programu. Takie sytuacje obejmują te działania lub relacje, które mogą pozostawać w sprzeczności z interesami beneficjenta.
4) Audytor musi być również niezależny w odniesieniu do innych pomiotów odpowiedzialnych za wdrażanie Programu, w tym WST, IZ, IA oraz KPK.
5) Rozpoczęcie weryfikacji możliwe jest po uprzednim podpisaniu deklaracji o bezstronności i poufności stanowiącej załącznik nr 5 do niniejszych Wytycznych.
8. Audytor wyłoniony w ramach procedury udzielenia zamówienia publicznego przed
podpisaniem umowy musi zostać zaaprobowany przez Kontrolny Punkt Kontaktowy.
W przypadku braku aprobaty, procedura wyboru audytora zostanie powtórzona.
9. Opis kosztów projektu w załączniku nr 7 do zapytania.
10. Zamawiający przewiduje dokonania płatności za przeprowadzony audyt po zatwierdzeniu raportu końcowego przez Instytucję Zarządzającą.
11. Audytor zostanie związany umową do czasu zatwierdzenia raportu końcowego przez Instytucję Zarządzającą.
12. Szczegółowy przedmiot zamówienia został opisany w dokumentach programowych programu które stanowią również wytyczne dla audytora w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia tj.:
1) Wytyczne do weryfikacji wydatków.
2) Podręcznik Programu (wersja IV). Drugi nabór wniosków.
3) Podręcznik Zamówienia publiczne udzielane w ramach projektów.
4) Inne dokumenty programowe nie wymienione powyżej a zamieszczone na stronie https://www.pbu2020.eu/pl programu PLBYUA 2014-2020 w zakładce Dokumenty a wymagane do realizacji przedmiotu zamówienia.