Zlecenie 8661223 - Promocja Gospodarcza Województwa Podkarpackiego ...

aju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) połączona z uczestnictwem w EXPO 2020 podczas promocji Województwa Podkarpackiego w Pawilonie Polskim, tj. w dniach 10-14.03.2022 r. Zamówienie obejmuje: 1. Organizację spotkania przedwyjazdowego dla min. 15 przedsiębiorców zainteresowanych uczestnictwem w Misji gospodarczej, mającego charakter informacyjny z zakresu: • podstawowych danych o rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich (ZEA), • przedstawienia szans i możliwości wejścia polskich przedsiębiorców na rynek ZEA z uwzględnieniem różnych branż, • omówienia obowiązujących zasad i obostrzeń podczas Misji w związku z pandemią COVID-19, • omówienia kulturowych aspektów prowadzenia biznesu w krajach arabskich, • omówienia wstępnego harmonogramu Misji oraz kluczowych spraw organizacyjnych, • sesja pytań i odpowiedzi. Zamawiający preferuje organizację spotkania w formule stacjonarnej w Rzeszowie, jednak w zależności od sytuacji i obowiązujących obostrzeń w dniu spotkania w związku z pandemią COVID-19, dopuszcza możliwość zorganizowania spotkania on-line. Przed spotkaniem Wykonawca zobowiązany będzie do publicznej informacji o nim oraz przeprowadzenia rejestracji uczestników. 2. Przeprowadzenie naboru na uczestnictwo w Misji gospodarczej według następujących wytycznych Zamawiającego: • nabór przedsiębiorców powinien być przeprowadzony zgodnie z zasadami udzielania pomocy de minimis, która jest udzielana zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 19 marca 2015 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-2020 (Dz.U. z 2015, poz. 488), • Wykonawca przeprowadzi nabór na podstawie składanych przez przedsiębiorców wniosków wraz z załącznikami opartymi o formularze, których treść będzie zatwierdzona przez Zamawiającego, • w Misji mogą uczestniczyć małe i średnie przedsiębiorstwa posiadające siedzibę (oddział, filię lub zakład) i prowadzące działalność w Województwie Podkarpackim, reprezentujące wybrane branże z obszaru „Jakość życia”, tj.: żywność ekologiczna i wysokiej jakości, kosmetyki i farmaceutyki, zdrowie i medycyna (w tym turystyka zdrowotna) oraz wyposażenie wnętrz. Ostateczny wybór z wymienionych branż zostanie dokonany przez Zamawiającego po spotkaniu przedwyjazdowym, • w wyniku naboru Wykonawca zakwalifikuje ostatecznie 10 przedsiębiorców, których udział w Misji zostanie objęty dofinansowaniem na podstawie zawartych umów pomiędzy przedsiębiorcami, a Zamawiającym. Ostateczny wybór przedsiębiorców musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego, • w Misji może wziąć udział maksymalnie po 1 przedstawicielu reprezentującym jednego przedsiębiorcę. 3. Przygotowanie szczegółowego programu Misji gospodarczej uwzględniającego wszystkie istotne informacje takie jak: terminy, ilość i miejsca spotkań, szczegóły dotyczące organizowanych kolacji, itp., obejmującego swym zakresem okres od wyjazdu z Rzeszowa do powrotu do Rzeszowa. Program Misji powinien być na bieżąco konsultowany i ostatecznie musi być zatwierdzony przez Zamawiającego na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Misji. Zamawiający zakłada, że cała Misja będzie trwała 5 dni, w tym podróż oraz 3 pełne dni pobytu w Dubaju, które zawierać się będą w okresie trwania promocji Województwa Podkarpackiego na EXPO 2020, tj. w dniach 10-14.03.2022 r. 4. Przygotowanie i umieszczenie na stronie internetowej Wykonawcy szczegółowych opisów (w formie np. prezentacji) w języku angielskim wszystkich uczestników Misji na podstawie informacji/materiałów pozyskanych od przedsiębiorców. Każdy szczegółowy opis / prezentacja musi posiadać unikalny kod QR, linkujący na docelowy adres URL, umożliwiający szybki podgląd podczas spotkań B2B na urządzeniach mobilnych. Strona internetowa może stanowić odrębną sekcję/zakładkę/podstronę na istniejącej już stronie będącej w dyspozycji Wykonawcy, ale musi być dedykowana wyłącznie organizowanej Misji gospodarczej i być aktywna w okresie trwania Misji oraz co najmniej przez jeden miesiąc po jej zakończeniu. 5. Organizację wizyty uczestników Misji na wystawie EXPO 2020 i zwiedzanie Pawilonu Polskiego oraz najciekawszych pawilonów wystawy. Wykonawca zapewni bilety wstępu na EXPO 2020 Dubai dla każdego uczestnika Misji. 6. Organizację spotkań szkoleniowych/wizyt studyjnych z udziałem ekspertów obejmujących zakres: logistyki, problematyki celnej, zagadnień prawno–podatkowych, certyfikacji produktów, procedur i zasad wprowadzania produktów na rynek ZEA, prowadzenia działalności gospodarczej w strefach wolnocłowych, kulturowych aspektów prowadzenia biznesu, zasad i możliwości przedsięwzięć inwestycyjnych i współpracy z partnerami z Bliskiego Wschodu (min. 5 wizyt/spotkań). 7. Organizację sesji spotkań B2B przedsiębiorców z Podkarpacia i ZEA obejmującą: • rekrutację przedsiębiorców z ZEA, • określenie obszaru potencjalnej współpracy między przedsiębiorcami, • przygotowanie harmonogramu rozmów B2B z założeniem, że każdy polski przedsiębiorca odbędzie co najmniej 3 spotkania z przedsiębiorcami z ZEA. Sesja spotkań rozpocznie się od wizyty przedsiębiorców ZEA w Pawilonie Polskim i prezentacji Województwa Podkarpackiego w trakcie zwiedzenia wystawy. Zamawiający w porozumieniu z PAIHem udostępni na miejsce spotkań salę konferencyjną znajdującą się w Pawilonie Polskim w dniu 12.03.2022 r. w godz. 19:00 – 21:30. Wykonawca zapewni bilety wstępu na teren wystawy EXPO przedsiębiorcom z ZEA oraz podejmie niezbędną współpracę w zakresie: • prezentacji Województwa Podkarpackiego poprzez zwiedzanie wystawy, • wykorzystania sali konferencyjnej, • organizacji cateringu z firmą Live Sp. z o.o. - wykonawcą kompleksowej organizacji uczestnictwa Województwa Podkarpackiego w wystawie Światowej EXPO 2020 oraz PAIHem – koordynatorem Pawilonu Polskiego. 8. Zapewnienie pomocniczych tłumaczeń polsko – angielskich (1 osoba) i polsko – arabskich (1 – osoba, dotyczy sytuacji gdy pozyskani przedsiębiorcy z ZEA do spotkań B2B lub prelegenci spotkań będą posługiwać się wyłącznie językiem arabskim) podczas wszystkich spotkań szkoleniowych/wizyt studyjnych oraz spotkań B2B. 9. Zapewnienie udziału przedstawiciela Wykonawcy w roli koordynatora i moderatora, który będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całej Misji. Koordynator będzie obecny cały czas podczas realizacji Misji, tj. od momentu wylotu grupy z Polski do momentu powrotu. Zakres zadań obejmuje: koordynację wszystkich przejazdów, zapewnienie biletów wstępu, ustalenia dot. usług gastronomicznych, noclegów, odprawy biletowej, koordynację pracy kierowcy/kierowców pojazdów użytkowanych przez delegację w trakcie podróży i innych aspektów związanych z logistyką na miejscu. Ponadto będzie pełnił rolę moderatora wszystkich spotkań szkoleniowych i sesji spotkań B2B w trakcie trwania Misji. Koordynator musi biegle porozumiewać się w językach: polskim i angielskim. Koordynator musi posiadać aktualną i praktyczną wiedzę nt. obowiązujących praw, przepisów oraz realiów życia w ZEA potrzebną do sprawnego wywiązywania się z zadań wynikających z realizacji programu oraz zobowiązany będzie do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o istotnych, mających wpływ na przebieg realizacji programu zaistniałych faktach (zależnych i niezależnych od Wykonawcy). Zamawiający dopuszcza możliwość udziału dwóch przedstawicieli Wykonawcy w roli koordynatora i moderatora, których obowiązki mogą być podzielone z zastrzeżeniem konieczności ciągłej obecności jednego z nich. 10. Zapewnienie transferów na trasie: Rzeszów – Dubaj - Rzeszów dla wszystkich uczestników Misji, tj. 10 przedsiębiorców, 2 przedstawicieli Zamawiającego, koordynatora/ów Misji. Zamawiający preferuje połączenie bezpośrednie i realizowane przez jedną linię lotniczą z portów lotniczych: Rzeszów, Kraków, Warszawa lub Katowice. Zamawiający dopuszcza max 1 przesiadkę lotniczą, pod warunkiem że podróż (liczona z/do Rzeszowa) zostanie zrealizowana na jednym bilecie lotniczym oraz czas podróży nie przekroczy 15 godzin w jedną stronę (wliczając czas oczekiwania pomiędzy lotami). Wykonawca zapewni każdej osobie transport bagażu podręcznego oraz rejestrowanego. 11. Zapewnienie transportu lokalnego dla wszystkich uczestników Misji: • w Polsce – na trasie: Rzeszów – port lotniczy wylotu/przylotu (dotyczy portów w Krakowie, Warszawie lub Katowicach), • w ZEA - przez cały czas trwania misji (bez limitu kilometrów), rozpoczynając i kończąc w porcie lotniczym w Dubaju. W przypadku transportu busem zarówno w Polsce jak i w ZEA przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty, m.in. licencję przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m.in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie. Pojazdy nie mogą być starsze niż 5 lat i muszą być wyposażone w sprawnie działającą klimatyzację. Wykonawca zapewni kierowców posługujących się językiem angielskim (dotyczy ZEA). Kierowcy mają obowiązek znać topografię Dubaju oraz otoczenia wystawy EXPO, włącznie ze znajomością możliwości parkowania przy centrum targowym i hotelu. Koszty związane z zatrudnieniem, ew. noclegiem i ubezpieczeniem kierowcy/kierowców oraz opłatami parkingowymi i ewentualnymi mandatami nie leżą w gestii Zamawiającego. Kolejne punkty tj. 12-18 znajdują się w załączonym dokumencie: "Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia".