Zlecenie 9095421 - Platforma Startowa - "Unicorn Hub" Przedmiotem...

o Day" #8.0 w ramach projektu „Platforma Startowa „Unicorn Hub”. 4. Zamawiający przewiduje w ramach zamówienia następujące usługi w zakresie organizacji w Lublinie dwóch jednodniowych spotkań "Demo Day" #8.1 w dniu 06.09.2022r. oraz "Demo Day" #8.2 w dniu 07.09.2022r. 5. Miejsce realizacji: Wykonawca zapewni salę konferencyjną w miejscu w centrum Lublina. Miejsce powinno być prestiżowe w najwyższym standardzie. Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (80) z zachowaniem przepisów sanitarnych wynikający z epidemii COVID-19 w tym wytycznych dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-Ministerstwa Rozwoju i Głównego Inspektoratu Sanitarnego. 1. Na Sali musi zostać zapewniony: - system wentylacyjny umożliwiający wymianę powietrza w Sali, - dezynfekator powietrza z lampą UV, - miejsce na scenografię tworzącą tło studyjne ze światłem, - Stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 10 osób- ekspertów. Front stołu powinien być zakryty. Przy stole prezydialnym dostęp do gniazd prądu z możliwością podłączenia laptopów (min 10), - obiekt musi być dostosowany do osób z niepełnosprawnościami, - obiekt posiadający parking, na którym wykonawca zarezerwuje 5 miejsc parkingowych. 5.1. Wymagania techniczne: Wykonawca zapewni profesjonalny sprzęt niezbędny do prawidłowego wykonania i przeprowadzenia pitch Startupów wraz ze streamingiem live na kanale YouTube usługi w tym: a) system audio-wideo: umożliwiający połączenie się z uczestnikami Demo Day online. System musi pozwalać na wyświetlanie prezentacji multimedialnej oraz możliwości komunikacji pomiędzy uczestnikiem online a salą konferencyjną, na której będzie odbywać się wydarzenie. Uczestnicy mogą wykorzystywać do komunikacji własny komputer z kamerą internetową i głośnikami (słuchawkami) lub smartfona. Oprogramowanie do obsługi spotkania musi być kompatybilne z powszechnie używanymi systemami operacyjnymi: Windows, iOS, Android, Mac OSX. Sterowanie zmianami powinno być możliwe z poziomu konta zarządzającego spotkaniem. Tym samym wykonawca ma w obowiązku zapewnić połączenie się z osobami trzecimi tj. np. ekspertami, gośćmi zaproszonymi; b) timer odmierzający czas wystąpień, który będzie widoczny zarówno dla uczestników online, uczestników występujących na scenie oraz dla osób zasiadających w panelu ekspertów (min 3 ekrany z timerem). Timer powinien kończyć się dźwiękiem; c) min 3 kamery wraz z jednostką sterowania; d) mixer video HD, konsoleta audio umożliwiający kompresję, korekcję i opóźnienie sygnałów audio; e) ekran główny o wymiarach min. 10 x3m, min. łączny wymiar w px - 2560x768 px; f) 3 mobilne ekrany LED (podgląd prezentacji/ timer); g) mikrofony – 2 mikrofony ręczne oraz 2 zestawy mikroportów (mikroporty przeznaczone dla prezenterów spółek pitchujących na scenie). Zapewnienie osoby, odpowiedzialnej za zakładanie/zdejmowanie mikroportów prezenterom; h) oświetlenie studyjne umożliwiające profesjonalną jasną transmisję wydarzenia; i) Zapewnienie kanału komunikacji pomiędzy zespołem zamawiającego a uczestnikami onlineowymi; j) zapewnienie wewnętrznego kanału komunikacji pomiędzy zespołem zamawiającego; 1. Wykonawca zapewni transmisję na żywo – live streaming na kanale YouTube z nagrywaniem. W celu realizacji zamawiający wymaga transmisji online(streaming) na kanale Youtube streaming z możliwością zadawania pytań spółkom od ekspertów, publiczności zgromadzonych na kanale YouTube. 2. Zapewnienie paska podpisów osób wypowiadających się (nazwa spółki – Statupu, imię i nazwisko, nazwa instytucji gości honorowych – Zamawiający przedstawi listę gości oraz listę Startupów). 3. Wykonanie i wyświetlanie plansz z logo Startupów przed ich wypowiedziami. Zapewnienie dżingle, w przerwach. 4. Wyświetlanie plansz graficznych przekazanych przez zamawiającego. 5. Wyświetlanie w takcie przerw filmów przekazanych przez Zamawiającego. 6. Zapewnienie osoby – konferansjera, który poprowadzi całość wydarzenia – Konferansjer spotkania musi odznaczać się wysoką kulturą osobistą, być osobą dynamiczną, posiadać umiejętność angażowania. Do oferty Wykonawca przedstawi 3 życiorysy konferansjerów do wyboru. 7. Wykonawca musi zapewnić podpisy (koziołki z nazwiskami ekspertów) na stole eksperckim min 10 – nazwiska i grafikę przekaże Zamawiający. 8. Wykonanie w tym grafika i napisy i dostarczenie do Zamawiającego max 150 szt. wydrukowanych Identyfikatorów z pełną kolorystyką. Minimalny rozmiar identyfikatorów 50 x90 mm. Każdy identyfikator powinien mieć wycięte kółko na zapięcie smyczy. Listę Nazwisk na identyfikatory dostarczy Zamawiający. 9. Stworzenie i realizacja we współpracy z Zamawiającym scenariusza wydarzenia na poszczególne dni Demo Day #8.0 scenariusz powinien obejmować zarówno wypowiedzi gości, pitch Startup oraz elementy wyświetlane na ekranie głównym (Zamawiający dostarczy grafiki) na streaming, oraz szczegółowy scenariusz dla konferansjera. 10. Wykonawca zorganizuje próbę wydarzenia w dniu 5 września 2022 w godzinach popołudniowych umożliwiającą zarówno połączenie się gości poprzez komunikator internetowy jak również umożliwiającą Startupom wyjście na scenę. Godziny próby do ustalenia z Zamawiającym. W dniu 6 września 2022 po zakończonym wydarzeniu w godzinach popołudniowych Wykonawca umożliwi Startupom przeprowadzenie próby z wyjściem na scenę i wyświetleniem prezentacji. 11. Wykonanie i emisja podczas wydarzenia czołówki spotkania z nazwą wydarzenia, nazwą platformy startowej oraz prezentacją partnerów projektu. Czołówka max 60 s. 12. Wykonanie foto relacji w ramach dwóch dni i obróbka graficzna zdjęć wykonanie i obróbka graficzna do 80 zdjęć z każdego dnia). 13. Nagranie całości wydarzenia oraz: a) reportażu z wydarzenia: produkcja + postprodukcja, technologia: full high definition lub ultra high definition 4k, rozdzielczość 1920x1080, długość pierwszego filmu od 3 do 5 min, długość drugiego filmu od 30 do 50 sek., kamera: min. 2 / min. 2 operatorów, format pliku: mp4, avi,wmv,mov,mpeg, reportaż musi zawierać zestaw logotypów przesłanych przez Zamawiającego; wykonawca zapewni podkład muzyczny (Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji min 3 propozycje podkładu muzycznego do filmów). Wykonawca dostarczy zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do użycia wybranych fragmentów muzycznych do produkcji filmu promocyjnego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia. dźwięk stereo 2.0. b) Montaż 38 spotów z prezentacji Startupów, którzy będą występować na scenie. W spocie muszą znaleźć się takie elementy jak: element prezentacji multimedialnej, belka z nazwą Spółki, element wypowiedzi Startupa, muzyka ( przedstawiona do akceptacji Zamawiającego), Czołówka i zakończenie z logotypami przesłanymi przez Zamawiającego, technologia: full high definition lub ultra high definition 4k, rozdzielczość 1920x1080, długość 1 filmu od 1,5 do 2 min., format pliku: mp4, avi,wmv,mov,mpeg, sposób dostarczenia: upload do chmury. 14. Reportaż oraz spoty Startupowe muszą zostać przygotowane w sposób umożliwiający publikację w social mediach i na stronach www. 15. W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do materiału promocyjnego na wszystkie pola eksploatacji, w szczególności: wprowadzania do komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej, publicznego udostępniania materiałów, w tym w Internecie, publicznego odtwarzania, użyczania, nadawania za pomocą wizji przewodowej oraz bezprzewodowej, równoczesnego i integralnego nadawania m.in. za pośrednictwem platform cyfrowych i sieci kablowych. Przeniesienie praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie. Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie uzyskać zezwolenia osób, których wizerunki zostaną utrwalone w filmie promocyjnym na ich rozpowszechnianie. 16. Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację całości spotkania oraz harmonogramu wywiadów. Wykonawca ma obowiązek zapewnić min 5 osób do obsługi wydarzenia w każdym z dwóch dni. 17. Zapewnienie całodniowego cateringu w formie szwedzkiego stołu na 80 osób wraz z zastawą stołową oraz kawową (filiżanki, kubki, szklanki do wody, soków, talerzyki, sztućce) . kawa z ekspresu ( dodatki: cukier, mleko, śmietanka do kawy), herbata (dodatki – cytryna pokrojona w plasterki), woda gazowana i niegazowana butelkowana, rodzaje soków (jabłkowy, grejpfrutowy, czarna porzeczka), zestaw kruchych ciastek mix (w tym ciastka z czekoladą), rodzaje ciast w papilotkach (rodzaje -propozycja Wykonawcy), 3 rodzaje owoców (propozycja wykonawcy), 3 rodzaje przystawek zimnych np. mini kanapki, koreczki, tortaletki, kieliszki z sałatką (propozycja wykonawcy), 3 rodzaje przystawek na ciepło z pogrzewaczami (propozycja wykonawcy). 6. Wykonawca ma obowiązek trwałego umieszczenia logotypu „Unicorn Hub”, zgodnego z Załącznikiem numer 3 oraz nadruku logotypów UE wymaganych dla Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, działanie 1.1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów, zgodnego z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, zamieszczonym na www: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/47842/Podrecznik_wnioskodawcy_i_beneficjenta_210717.pdf