Zlecenie 9107449 - Organizacja muzealnej imprezy kulturalnej pt. „Dawno temu...

ięcie dotyczy organizacji muzealnej imprezy kulturalnej (dalej: Imprezy) w dniu 24.09.2022 r. w godz. 16:00 – 22:00 na nabrzeżu Wyspy Ołowianki w Gdańsku, przy siedzibie Narodowego Muzeum Morskiego w Gdańsku (ul. Ołowianka 9-13, 80-751 Gdańsk). Organizatorem Imprezy jest Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku (dalej: Zamawiający). Opis działań składających się na Zamówienie: 1. Zaproszenie i organizacja w godzinach 16:00 – 22:00 pokazów dla publiczności w wykonaniu grup rekonstrukcyjnych: 2 grupy rekonstrukcyjne (każda składająca się z co najmniej 4 osób) lub jedna duża (składająca się z co najmniej 8 osób) odgrywające i odtwarzające życie codzienne w dawnym mieście Gdańsku w okresie XIV-XV w., w tym: - prezentacja ubiorów, przedmiotów codziennego użytku, rękodzieła, rzemiosła oraz uzbrojenia używanych w ww. okresie; - prowadzenie pokazów lepienia naczyń glinianych; - prowadzenie pokazów walk rycerskich; - prowadzenie animacji dla publiczności, w tym nauki tańca średniowiecznego oraz gier i zabaw plebejskich; - grupy rekonstrukcyjne wcześniej zaplanują, przygotują i zabezpieczą odpowiednie miejsce, na którym będą odbywały się pokazy walk rycerskich i animacji dla publiczności; - Wykonawca może dodatkowo wyznaczyć inne osoby dbające o bezpieczeństwo publiczności podczas ww. pokazów, gdyż bierze on za nie pełną odpowiedzialność 2. Wynajem i postawienie na nabrzeżu zadaszonych, drewnianych i stylizowanych na średniowieczne stoisk (straganów): - ostateczne wymiary oraz liczba stoisk zostaną ustalone po konsultacji z Zamawiającym; - stragany będą wykorzystywane przez grupy rekonstrukcyjne. 3. Organizacja koncertu zespołu muzyki dawnej wraz z ustawieniem sceny oraz zapewnieniem nagłośnienia i oświetlenia scenicznego: - zespół składający się z 2 do 4 muzyków wykonujących muzykę średniowieczną, przede wszystkim instrumentalną, używający replik dawnych instrumentów; - członkowie zespołu podczas koncertu występują w strojach nawiązujących do epoki średniowiecza; - zespół zagra podczas Imprezy dwa bloki koncertowe trwające po 30 minut; - ewentualny nocleg członków zespołu zapewnia Wykonawca; - oświetlenie i nagłośnienie koncertu przygotuje Wykonawca po konsultacji z występującym zespołem; - dokładne miejsce ustawienia sceny zostanie skonsultowane z Wykonawcą i zaakceptowane przez Zamawiającego; - przygotowanie minimum 32 miejsc siedzących (stoły i ławki) dla publiczności – ostateczna liczba miejsc oraz ich lokalizacja zostaną skonsultowane z Wykonawcą i zaakceptowane przez Zamawiającego; - publiczność w trakcie koncertu będzie zajmowała ww. miejsca oraz drewniany podest znajdujący się na nabrzeżu od strony przystani promowej; - uwaga: jeżeli zespół ma w ofercie naukę tańców dawnych, może poprowadzić takie animacje zamiast grupy rekonstrukcyjnej – zostanie to skonsultowane z Wykonawcą i zaakceptowane przez Zamawiającego; - przed koncertem ze sceny i nagłośnienia będzie korzystał konferansjer Imprezy oraz członkowie grup rekonstrukcyjnych (np. na potrzeby własnych prezentacji i pokazów); - przez cały czas trwania Imprezy, do momentu rozpoczęcia koncertu, przez głośniki będzie nadawana muzyka nawiązująca do klimatu opisywanego wydarzenia (utwory zostaną skonsultowane z Wykonawcą i zaakceptowane przez Zamawiającego). 4. Wykonawca zapewni 2 osoby w średniowiecznych strojach historycznych do rozdawania ulotek z programem Imprezy: - ulotki będą rozdawane w dniu odbywania się Imprezy, w godzinach 15:00 – 18:00; - miejsce rozdawania ulotek: Wyspa Ołowianka, Wyspa Spichrzów, Długie Pobrzeże. 5. Wykonawca zapewni na cały czas trwania Imprezy konferansjera, zapowiadającego kolejne punkty programu Imprezy, przedstawiającego zaproszonych gości oraz promującego gospodarza Imprezy (Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku). 6. Wykonawca zorganizuje plakatową kampanię reklamową Imprezy w pociągach Szybkiej Kolei Miejskiej w Trójmieście: - plakaty o wym. 411 mm x 588 mm, gramatura 160 g/m², full color (w tym margines 8 mm z każdej strony) umieszczone w 12 ramkach znajdujących się w wagonach SKM; - plakaty widoczne przez cały miesiąc wrzesień 2022 r.; - projekt plakatu zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego do dnia 30.08.2022 r. 7. Dostarczenie Zamawiającemu do dnia 19.09.2022 r. następujących kolorowych wydruków: - 300 egz. gazetki jednodniówki (2 strony formatu A3; gramatura 80 g/m², offset, full color); - 500 egz. ulotki reklamowej (2 strony formatu A5; gramatura 120 g/m², full color); - projekty ww. wydruków zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego do dnia 5.09.2022 r. 8. Dostarczenie Zamawiającemu do dnia 19.09.2022 r. następujących gadżetów reklamowych: a) 500 szt. magnesów reklamowych z wizerunkiem Żurawia: - rozmiar: 73 x 105 mm; - materiał: folia magnetyczna; - grubość: minimum 0,4 mm; - nadruk: offset w pełnym kolorze pokryty folią błyszczącą; - narożniki proste; - projekt magnesu zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego do dnia 5.09.2022 r. b) ostateczny wygląd ww. gadżetów reklamowych zostanie wcześniej przedstawiony Zamawiającemu i przez niego zaakceptowany. 9. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek spełnienia wszelkich przepisów niezbędnych do przeprowadzenia ww. Imprezy, w tym zabezpieczenia pokazów walk rycerskich oraz organizacji wymaganej pomocy medycznej na wypadek nieszczęśliwego wypadku z udziałem podwykonawców lub publiczności. 10. Nadzorem porządkowym miejsca, na którym będzie odbywała się Impreza, będą zajmowali się pracownicy Działu Bezpieczeństwa i Ochrony Narodowego Muzeum Morskiego w Gdańsku. 11. Wykonawca uzyska wszelkie zgody i pokryje wszystkie opłaty wymagane do przeprowadzenia Imprezy, w tym opłatę za zajęcie pasa ruchu i opłatę licencyjną za nadawanie muzyki. 12. Po zakończeniu Imprezy, Wykonawca posprząta teren, na którym będzie się ona odbywała, tj. posprząta wszystkie ewentualne śmieci lub odpadki pozostawione po gościach i podwykonawcach. 13. Zamawiający informuje, że w terminie odbywania się imprezy masowej tj. 24.09.2022 r. przy zachodniej, południowej i wschodniej elewacji Spichlerza Panna (Siedziby Zamawiającego przy ul. Ołowianka 9-13) może znajdować się rusztowanie zajmujące częściowo szerokość terenu nabrzeża. 14. Sugerowany program Imprezy* 16:00 - początek Imprezy, przywitanie gości przez konferansjera, poinformowanie jakie atrakcje czekają na nich; konferansjer potem zapowiada co pół godziny kolejne atrakcje; 16:30 - pokaz walk rycerskich - grupa rekonstrukcyjna (ok. 20 minut); 17:00 - nauka dawnych tańców - grupa rekonstrukcyjna (ok. 20 minut); 17:30 - zabawy plebejskie dla dzieci i dorosłych - grupa rekonstrukcyjna (ok.20 minut); 18:00 - koncert zespołu muzyki dawnej; 18:30 - pokaz walk rycerskich - grupa rekonstrukcyjna (ok. 20 minut); 19:00 - nauka dawnych tańców (ok. 20 minut); 19:30 - zabawy plebejskie dla dzieci i dorosłych - grupa rekonstrukcyjna (ok. 20 minut); 20:00 - koncert zespołu muzyki dawnej; 20:30 - animacje i pokazy grup rekonstrukcyjnych; 22:00 - zakończenie imprezy. * ostateczny program zostanie skonsultowany z Wykonawcą i zaakceptowany przez Zamawiającego Zamawiający zastrzega sobie możliwość własnej rejestracji audio-wideo oraz fotograficznej przebiegu Imprezy, także z wykorzystaniem drona.