Zlecenie 8659728 - Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego...

enia jest świadczenie usługi w zakresie przygotowania, koordynacji i realizacji działań promocyjno – informacyjnych, PR, zakupu reklam oraz on-line marketingu dla projektu kulturalnego Fabryki Sztuki w Łodzi pn. „ACT IN_OUT” współfinansowanego ze środków Programu Kultura Działanie 2 „ Poprawa dostępu do Kultury i Sztuki” w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 Ogólna informacja o projekcie: Projekt ACT IN_OUT to wspólna inicjatywa Fabryki Sztuki w Łodzi oraz Slaturhusid (islandzkiego centrum kultury), teatru tańca Carte Blanche w Bergen oraz teatru Visjoner w Oslo. To cykl przedsięwzięć z dziedziny teatru, muzyki, tańca oraz literatury, obejmujących rezydencje artystyczne, koncerty zespołów niezależnych polskich i islandzkich, spektakle teatru, teatru tańca i widowiska literacko-muzyczne, seminaria dla menedżerów i producentów muzycznych i teatralnych oraz działania edukacyjne dla młodzieży: warsztaty i dyskusje. Celem projektu jest: kontynuacja i wzmocnienie współpracy na poziomie instytucji oraz nawiązanie relacji między artystami, prezentacje nieznanych dotąd twórców i trendów muzycznych w obydwu krajach, rozpoczęcie współpracy/tradycji wymiany między festiwalami w Polsce i Islandii. Dzięki realizacji serii rezydencji artystycznych, opierających się na spontanicznych interakcjach między artystami a indywidualnymi odbiorcami, projekt eksploruje społeczną wartość sztuki. Repertuar w części teatralnej odwołuje się z kolei do najbardziej palących problemów globalnych, m.in. wymuszonego uchodźstwa, które to doświadczenie pragnie przekazać swojej publiczności. Wymogi dotyczące zamówienia: W ramach usługi Wykonawca będzie zobowiązany w szczególności do: 1. 1. Realizacji, projektu w zakresie działań promocyjno – informacyjnych zgodnie z wnioskiem projektu „ACT IN_OUT ” - EBOI 183426/21, budżetem projektu i innymi dokumentami konkursowymi dla Programu Kultura Działanie 2 „ Poprawa dostępu do Kultury i Sztuki” w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 ; 2. Przygotowanie planu promocji – z uwzględnieniem działań PR, reklamowych i w social media - dla projektu zgodnie z wnioskiem projektu „ACT IN_OUT ” - EBOI 183426/21 budżetem projektu i innymi dokumentami konkursowymi dla Programu Kultura Działanie 2 „ Poprawa dostępu do Kultury i Sztuki” w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 w szczególności Podręcznikiem - Komunikacja i identyfikacja wizualna Fundusze EOG i fundusze norweskie 2014–2021. 3. Koordynowanie działań związanych z realizacją planu promocji wydarzeń realizowanych w projekcie, w szczególności: a) zlecanie, koordynacja i nadzór produkcji druków i materiałów promocyjnych, kontakt z podwykonawcami, b) tworzenie planów i harmonogramów dystrybucji materiałów promocyjnych, c) stworzenie harmonogramu przygotowania niezbędnych projektów i adaptacji graficznych, d) dopilnowanie poprawności projektów i oznaczeń partnerów, e) zakup powierzchni reklamowych, koordynacja prac typu dostarczenie niezbędnych materiałów do emisji płatnych reklam i dotrzymywanie deadline’ów; 4. Zarządzania finansami w projekcie w oparciu o zaplanowany budżet i dokumenty konkursowe związanych z realizacją planu promocji; 5. Przygotowania wkładu merytorycznego do niezbędnych procedur, regulacji, dokumentów organizacyjno – prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu w zakresie realizacji planu promocji a w szczególności: a) współpraca przy opracowaniu niezbędnej dokumentacji dla zapytań ofertowych, zamówień publicznych związanych z realizacją planu promocji, b) współpraca przy opracowaniu procedur związanych ze zmianami w projekcie zgodnie z wytycznymi Programu, związanych z realizacją planu promocji, c) współpraca przy opracowaniu procedur kontroli i monitoringu w działaniach związanych z realizacją planu promocji, d) współpraca przy opracowaniu procedur rozliczania i archiwizacji dokumentów w działaniach związanych z realizacją planu promocji, e) współpraca przy opracowaniu umów, klauzul i innych dokumentów dla osób fizycznych i podmiotów z Polski i zagranicy w działaniach związanych z realizacją planu promocji, 6. Przygotowywania i realizacji sprawozdawczości w projekcie w działaniach związanych z realizacją planu promocji w szczególności: a) raportów okresowych i raportu końcowego zgodnie z wzorami dokumentów oraz procedurą wskazaną w dokumentach konkursowych, b) odpowiedzi na pisma zapytania instytucji nadzorujących realizację projektu 7. Współpracy z partnerami z Polski i zagranicy w działaniach związanych z realizacją planu promocji, 8. Współpracy z artystami, menedżerami, specjalistami oraz wykonawcami usług, z Polski i zagranicy działającymi na rzecz realizacji projektu w działaniach związanych z realizacją planu promocji; w tym w celu pozyskania materiałów informacyjnych i graficznych, koniecznych do prowadzenia działań promocyjnych wydarzeń artystycznych. 9. Współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Fabryki Sztuki w Łodzi, 10. Realizacja działań PR zgodnie z przygotowanym planem promocji projektu a w szczególności: a) opracowanie i redakcja tekstów, materiałów informacyjnych i prasowych dotyczących projektu (na stronę internetową, press pack obejmujący opisy i materiał graficzny dla wszystkich wydarzeń w projekcie) b) organizacja spotkań medialnych (konferencje, briefingi, spotkania z dziennikarzami – zamawiający szacuje że w okresie trwania projektu powinno zostać zorganizowanych minimum 8 spotkań medialnych), wraz ze stworzeniem materiału prasowego dla dziennikarzy, dystrybucją zaproszenia, a następnie materiałów pokonferencyjnych i monitorowaniem publikacji. c) inspirowanie obecności przedstawicieli projektu w mediach lokalnych, ogólnopolskich i zagranicznych w porozumieniu z partnerami projektu (indywidualne wywiady, publikacje tematyczne), (liczba publikacji prasowych, audycji telewizyjnych lub radiowych przez okres trwania całego Projektu: minimum 8); d) regularne przygotowywanie materiałów informacyjnych, i komunikatów prasowych oraz ich dystrybucja zgodnie z przyjętym planem promocji (minimum 8 dystrybucji), e) copywriting treści wystąpień publicznych, artykułów sponsorowanych, f) funkcja biura prasowego, przejęcie całości kontaktu z mediami i opracowywanie odpowiedzi na zapytania oraz innych oczekiwanych przez media materiałów. g) pozyskiwanie patronów medialnych i ustalenie warunków współpracy patronackiej, nadzór nad realizacją ustaleń. h) raportowanie efektów medialnych i mierzenie rozgłosu. 11. Utworzenie i systematyczne prowadzenie profilu projektu w mediach społecznościowych w szczególności na Facebooku, tworzenie wydarzeń dla poszczególnych działań w ramach projektu, z częstotliwością określoną w planie promocji projektu. 12. Tworzenie i realizacja płatnej kampanii w social mediach. 13. Tworzenie i realizacja płatnej kampanii w pozostałych kanałach, nośnikach informacyjnych w szczególności: reklama prasowa, on-line marketing, płatne patronaty medialne, artykuły sponsorowane, etc. Z uwzględnieniem specyfiki grup odbiorców poszczególnych wydarzeń i działań realizowanych w ramach Projektu, zgodnie z założeniami planu promocji. Zamawiający szacuję kwotę na zakup kampanii promocyjnej w wysokości 70 000,00 PLN brutto. Kwota ta powinna zostać doliczona do ceny brutto za całościowe usługi wykonawcy. Szacowane zapotrzebowanie Zamawiającego dotyczy całego okresu obowiązywania umowy. Umowa będzie jednak wykonywana zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego i przygotowanym planem promocji projektu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia kwoty na realizację kampanii w stosunku do szacunkowej kwoty za zakup kampanii promocyjnej, jednak łączna wartość wydatków na zakup kampanii promocyjnej nie przekroczy całkowitej wartości środków szacowanych przez Zamawiającego na zakup kampanii promocyjnej. Zamawiający wykorzysta minimum 60% wartości kwoty na zakup kampanii promocyjnej. Pozostałe 40% wartości Zamawiający wykorzysta w razie zaistnienia takiej potrzeby. Wykonawcy nie przysługują wobec Zamawiającego roszczenia odszkodowawcze z tytułu niewykorzystania przez Zamawiającego w pełnej wysokości kwoty przeznaczonej na zakup kampanii promocyjnej. Zmniejszenie środków finansowych przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację kampanii promocyjnej nie może być podstawą do dochodzenia roszczeń ze strony Wykonawcy. 14. Orientacyjna ilość godzin pracy w ramach świadczonej usługi wynosi – 1620