Zlecenie 8066015 - Małopolska - cel podróży Przedmiotem zamówienia jest...

i, strategii komunikacji oraz planu mediowego, koordynacji całości kampanii, obsłudze PR i ePR podczas trwania kampanii oraz zakupu usług content marketing w ramach projektu „Małopolska – cel podróży”. W ramach Zamówienia realizowane będą następujące działania: Zadanie 1 - przygotowanie koncepcji kreatywnej kampanii, strategii komunikacji oraz planu mediowego dla wszystkich działań objętych kampanią promującą ofertę turystyczną Małopolski i Krakowa na rynku niemieckim oraz brytyjskim (sektor MICE na rynku globalnym), służącej odbudowie ruchu turystycznego z zagranicy do Małopolski i Krakowa, który uległ załamaniu z powodu pandemii COVID-19 w ramach projektu „Małopolska – cel podróży”; Zadanie 2 – koordynacja całości kampanii; Zadanie 3 – obsługa PR i ePR; Zadanie 4 – zakup usług content marketing. Wszystkie zadania muszą być realizowane zgodnie z założeniami briefu komunikacyjno - strategicznego, który stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego. W ramach zadania 1 Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania koncepcji kreatywnej kampanii promocyjnej, strategii komunikacji oraz planu mediowego dla wszystkich działań objętych kampanią promujących ofertę turystyczną Małopolski i Krakowa (w szczególności: ofertę turystyki city break, turystyki aktywnej, oraz turystyki biznesowej). Koncepcja powinna zawierać co najmniej: - przygotowanie całościowej idei kreatywnej kampanii (2 wersje do wyboru) oraz koncepcji realizacyjnej na bazie briefu i późniejszych szczegółowych wytycznych Zamawiającego; - opracowanie linii kreatywnych (2 wersje do wyboru) wraz z głównymi hasłami promocyjnymi dla poszczególnych grup docelowych i mediów/kanałów komunikacji (2 wersje do wyboru) z komunikatami dostosowanymi do potrzeb grup docelowych oraz celów kampanii; - prowadzenie komunikacji w ramach kampanii w języku adekwatnym do danego rynku docelowego, czyli w językach angielskim i niemieckim. Hasło przewodnie powinno zostać stworzone w języku angielskim, z możliwością tłumaczenia na język niemiecki. W przypadku turystyki MICE hasło powinno zostać stworzone tylko w języku angielskim; - opracowanie kreatywnych elementów kampanii, w tym key visuala (2 wersje do wyboru), projektu landing page, content marketingu na bazie briefu i późniejszych szczegółowych wytycznych Zamawiającego; - przygotowanie wstępnych koncepcji materiałów promocyjnych produkowanych w ramach kampanii (filmy promocyjne, zdjęcia, podcasty) wraz z ich specyfikacją techniczną; - opracowanie koncepcji wydarzeń ambientowych; - opracowanie koncepcji komunikacji kampanii; - przygotowanie szczegółowego media planu wraz z zaproponowaniem wskaźników mediowych/realizacyjnych i innych realizujących w jak największym stopniu cele kampanii, a także sposobu ich pomiaru, monitorowania i ewaluacji. Opracowany na tym etapie media plan będzie podstawą do przygotowania SIWZ do przetargu na zakup mediów; - przygotowanie adaptacji koncepcji kampanii na wskazanych portalach społecznościowych oraz stronach internetowych. Koncepcja kreatywna powinna uszczegóławiać założenia zapisane w briefie komunikacyjno -strategicznym. W ramach tego zadania Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania kompleksowego i dokładnego planu całej kampanii, w którym zostaną wskazane wszystkie elementy niezbędnie do prawidłowej realizacji projektu. Oprócz elementów kreatywnych jak key visual czy hasło przewodnie, koncepcja musi zawierać plan zakupu mediów internetowych zgodnych z założeniami projektu (działania realizowane przez Województwo Małopolskie w roku 2022). Kwota na zakup mediów internetowych nie może przekroczyć 2 685 000,00 zł brutto. W ramach zadania 2 Wykonawca będzie zobowiązany do koordynacji wszystkich działań realizowanych w projekcie zgodnie z założeniami przyjętymi w briefie komunikacyjno - strategicznym oraz koncepcją kreatywną kampanii. Do elementów podlegających koordynacji należeć będą: - obsługa PR i e-PR - zakup usług content marketingu - produkcja materiałów promocyjnych - opracowanie i prowadzenie landing page - opracowanie i prowadzenie profili w mediach społecznościowych - wydarzenia typu ambient - przeprowadzenie badań ewaluacyjnych. Wszystkie elementy podlegające koordynacji, za wyjątkiem obsługi PR i e-PR, zakupu usług content marketingu oraz przeprowadzenia badań ewaluacyjnych, będą przeprowadzane przez firmy wyłonione w ramach oddzielnych procedur. Dodatkowo Partnerzy projektu będą realizować następujące zadania: - zakup mediów - działania związane z turystyką biznesową: działania promocyjne w prasie i w Internecie w zagranicznych mediach branżowych; działania promocyjne w prasie i w Internecie w zagranicznych mediach opiniotwórczych; działania promocyjne w Internecie – kampanie odsłonowe i adwords; działania promocyjne w mediach Krakow Convention Bureau; udział w międzynarodowych targach turystyki biznesowej i workshopach. Poprzez koordynację Zamawiający rozumie w szczególności nadzór nad merytoryką oraz realizacją wszystkich elementów związanych z kreatywną częścią kampanii jak np. opracowania i prowadzenia landing page i profili społecznościowych, produkcji materiałów promocyjnych. Ponadto w ramach działania Wykonawca będzie zobowiązany do doradztwa w zakresie wyboru narzędzi promocyjnych, sposobu komunikacji oraz strategii PR dostosowanych do potrzeb oraz możliwości projektu i zgodnych z przyjętą koncepcją kreatywną. Wykonawca będzie także zajmował się weryfikacją działań zaproponowanych przez dom mediowy, w tym rekomendację konkretnych działań zgodnie ze strategią komunikacji, a także bieżący nadzór nad wynikami i raportami mediowymi. W ramach koordynacji wyłoniony Wykonawca będzie odpowiedzialny m.in. za: - koordynację wszystkich działań mających na celu połączenie różnych elementów kampanii w jedną spójną całość (wspólna koncepcja, wspólna linia graficzna itd.) - nadzorowanie pracy grafika, copywritera - przygotowanie elementów niezbędnych do realizacji zadań przez dom mediowy - proponowanie rozwiązań pozwalających na przedstawienie treści tak, aby jak najlepiej trafić z nimi do konkretnego klienta - monitoring działań – prowadzenie bieżących badań w zakresie optymalizacji kampanii promocyjnej oraz wstępną analizę efektów kampanii i dokonywanie ewentualnych korekt wcześniej zaplanowanych emisji. W ramach zadania planowane jest także przeprowadzenie ewaluacji całości projektu. Ewaluacja powinna zostać zrealizowana po zakończeniu działań promocyjnych czyli do końca IV kwartału 2022 r. Ocena skuteczności kampanii promocyjnej będzie odbywać się poprzez pomiar poziomu dotarcia do adresatów oraz ich świadomości, a także poprzez badanie zainteresowania przedmiotem kampanii. Zakres badań będzie obejmował pozyskanie informacji dotyczących m.in.: liczby wykonanych emisji poszczególnych kreacji na konkretnych witrynach, analizę wskaźników typu ClickRate (CR), liczbę kontaktów z reklamami i informacjami prasowymi w ramach wykorzystywanych mediów w odniesieniu do zakładanych grup docelowych, liczbę wyświetleń spotów i podcastów na nośnikach internetowych i mobilnych, liczba wejść na stronę internetową, liczbę nawiązanych kontaktów biznesowych itp. W efekcie przeprowadzonych badań ewaluacyjnych opracowane zostanie sprawozdanie z kampanii promocyjnej, które będzie obejmowało podsumowanie wszystkich działań prowadzonych w ramach projektu realizowanych zarówno w odniesieniu do promocji oferty turystyki city break, turystyki aktywnej, oraz turystyki biznesowej oraz ocenę ich skuteczności i efektywności. W ramach zadania 3 Wykonawca będzie zobowiązany do obsługi PR i ePR podczas trwania kampanii. Zadanie to będzie polegało na stworzeniu minimum 8 informacji prasowych dotyczących oferty turystycznej Małopolski zgodnie z założeniami koncepcji kreatywnej. Każda z informacji ukaże się na rynku niemieckim i brytyjskim. Informacje prasowe muszą zostać rozdystrybuowane wśród mediów, a ilość wzmianek będzie częścią składową ewaluacji projektu. Lista mediów, do których dystrybuowana będzie informacja prasowa musi zostać wcześniej zaakceptowana przez Zamawiającego i musi obejmować najważniejsze media na danym rynku. Kształt i zakres informacji prasowej będzie konsultowany z Zamawiającym. W ramach ewaluacji tego działania Wykonawca będzie zobowiązany do złożenia raportu z przeprowadzonych działań. W ramach zadania 4 Wykonawca będzie zobowiązany do zakupu usług content marketing. W zakresie tego zadania będzie nawiązanie współpracy z co najmniej dwoma czołowymi portalami na rynku niemieckim i brytyjskim, które dostarczają treści turystyczne i zakup odpowiednich artykułów/treści. Rodzaj zakupionej powierzchni reklamowej będzie zależny od polityki informacyjnej danego portalu oraz możliwości publikowania konkretnych treści. Co ważne usługa content marketingu nie może mieć znamion reklamy czy artykułu sponsorowanego natomiast powinna w nienachalny i autentyczny sposób promować Małopolskę jako destynację turystyczną. Wykonawca będzie zobowiązany do negocjacji umów z portalami oraz bieżącej obsługi komunikacji z dostawcą usługi. Wszystkie podejmowane działania, w tym wybór dostawców oraz najbardziej konkurencyjnej oferty, przygotowanie treści itd. muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. Po przeprowadzeniu działań Wykonawca przedstawi podsumowanie realizacji całości zamówienia.