Zlecenie 8485890 - Elektroniczne Centrum Udostępniania Danych...

konferencyjnej wraz z infrastrukturą techniczną potrzebną do przeprowadzenia konferencji o zasięgu międzynarodowym oraz zapewnienie cateringu dla uczestników tej konferencji dla Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot. 2. Kod CPV: 55000000-0 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego), 55120000-7 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji), 55300000-3 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków). 3. Organizatorem jest Instytut Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, położony przy ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot 4. Konferencja odbywać się będzie w dniach 14-16 lutego 2022 r. 5. Spodziewana liczba uczestników na miejscu konferencji 130 osób, pozostali uczestnicy będą brali udział w konferencji zdalnie. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia liczby uczestników konferencji, nie więcej jednak niż o 25%. 6. Warunki realizacji zamówienia: 1) Obiekt musi zapewnić dostępność dla osób niepełnosprawnych (w miejscu, w którym zorganizowana będzie konferencja nie mogą występować bariery architektoniczne dla osób z niepełnosprawnościami); 2) Obiekt musi dysponować salą mogącą pomieścić co najmniej 520 osób (25% zajętości miejsc); 3) Sala konferencyjna musi być przestronna, zapewniać widoczność dla wszystkich uczestników konferencji, musi posiadać sprawną klimatyzację i ogrzewanie, dostosowane do liczby uczestników; 4) Sala konferencyjna powinna zapewnić co najmniej 4m2 powierzchni na jednego uczestnika konferencji na miejscu; 5) Obiekt musi udostępnić pomieszczenie na potrzeby organizacji biura konferencji o powierzchni minimum 60m2; 6) Obiekt musi udostępnić przestrzenie dla potrzeb przerw kawowych i lunchowych poza salą konferencyjną o powierzchni co najmniej 5m2 dla jednego uczestnika; 7) Obiekt musi dysponować szatnią w której uczestnicy konferencji mogą pozostawić okrycia wierzchnie; 8) Sala konferencyjna musi być wyposażona w urządzenia techniczne do prezentacji wystąpień (nagłośnienie, mikrofony, dwa ekrany, dwa rzutniki, przy czym ekran główny musi mieć co najmniej 4.5m wysokości i rzutnik z rozdzielczością FullHD); 9) Wykonawca musi zapewnić przerwę kawową w trybie ciągłym (do 8h) dla planowanej liczby uczestników konferencji (każdego dnia inne menu, serwowane minimum 2 desery, w tym 1 ciasto, świeże owoce krojone (takie jak ananas, melon miodowy, melon cantalupa), kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, woda mineralna, soki (pomarańczowy, jabłkowy, grejfrutowy), napoje gazowane (np. Pepsi, Pepsi Max, 7UP, Mirinda); 10) Wykonawca musi zapewnić przerwę lunchową w formie bufetowej (każdego dnia inne menu) składającej się co najmniej z: a) bufetu sałatkowego, składającego się co najmniej z sałatek lub wyboru sałat wraz dodatkami umożliwiającymi samodzielne stworzenie sałatki (dodatków takich jak pomidory, papryka kolorowa, słonecznik, ogórki, fasola czerwona, sosu vinaigratte, oliw smakowych, pieczywa), dań zimnych (takich jak komosa ryżowa, tatar, rostbef, śledzie, łosoś itp. – minimum 5 różnych opcji), b) zupy, zróżnicowane menu na każdy dzień konferencji, c) bufetu gorącego, składającego się co najmniej z 4 różnych dań, w tym opcje mięsne i wegetariańskie (min. 1 danie), warzyw oraz dodatków (takich jak ziemniaki, kopytka, gnocchi), d) deseru, obejmującego 4 różne opcje deseru (w tym co najmniej 4 ciasta, nie mogą one powielać opcji z menu przerwy kawowej), e) do lunchu powinny być podawane napoje (woda mineralną gazowana i niegazowana, kawa, herbata, napoje gazowane, soki); 11) Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa urządzeń gastronomicznych wymagających specjalistycznych umiejętności); 12) Wykonawca zapewni, że dostarczone produkty spożywcze będą świeże a dania przygotowywane w dniu świadczenia usługi; 13) Menu przerwy kawowej i przerwy lunchowej muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. Na 30 dni przed terminem konferencji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi mające na celu dostosowanie menu do przedstawionego w ofercie; 14) Miejsce serwowania posiłków i sala konferencyjna muszą znajdować się w tym samym obiekcie; 15) Obiekt musi udostępnić możliwość rezerwacji noclegu dla uczestników konferencji (co najmniej 70 pokoi). Uczestnicy konferencji będą dokonywać rezerwacji pokoi i płatności we własnym zakresie; 16) Obiekt musi dysponować możliwością organizacji studia telewizyjnego dla potrzeb rejestracji i transmisji online wydarzeń konferencyjnych; 17) Obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w czasie trwania przedsięwzięcia. 18) Wykonawca ma obowiązek zapewnić osobę do wsparcia technicznego na miejscu w ciągu całego przedsięwzięcia; 19) Wykonawca zobowiązany jest do uprzątnięcia miejsca, w którym odbędzie się konferencja, po jej zakończeniu. 20) Sala konferencyjna musi spełniać normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa i zaleceniami Głównego Inspektoratu Sanitarnego i Ministerstwa Rozwoju w trakcie epidemii COVID-19. 7. Z uwagi na odbywanie się sesji panelowych w siedzibie Zamawiającego i konieczność przemieszczania się uczestników konferencji pomiędzy siedzibą Instytutu Oceanologii PAN i miejscem konferencji, odległość miejsca organizacji konferencji od siedziby Zamawiającego nie może przekraczać 1500 m. 8. Zamawiający nie planuje udzielenia zamówień, na podobne usługi, o którym mowa w pkt 7 lit. g rozdziału 6.5 Wytycznych. 9. Pozostałe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zostały zawarte w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania. 10. Termin realizacji zamówienia: 14 - 16 lutego 2022 r. 11. Miejsce wykonania zamówienia: w miejscu wskazanym przez Wykonawcę.