Zlecenie 7271884 - Dostawa i wdrożenie systemu CRM na potrzeby Ośrodka...

zarządzania bazą klientów, z możliwością dostosowania jej do konkretnych, indywidualnych potrzeb w zakresie obsługi klienta ODTJ Autodrom Pomorze w Pszczółkach.
II. WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga aby:
1) aplikacja była dostępna z poziomu przeglądarki internetowej, nie wymagała instalacji na stacjach roboczych użytkowników;
2) logowanie do systemu było możliwe wyłącznie na urządzeniach o wskazanych przez Zamawiającego adresach IP;
3) system wymuszał siłę haseł (nie dopuścił do ustawienia przez użytkownika zbyt prostego hasła),
4) system wymuszał cykliczną zmianę hasła;
5) system blokował dostęp do konta po 3 nieudanych próbach logowania (ochrona przed
siłowym złamaniem hasła);
6) system był uruchomiony na serwerze Wykonawcy który:
a) umiejscowiony jest na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);
b) ma zapewniony całodobową ochronę fizyczną, system kontroli dostępu, monitoring;
c) zastosowany został protokół szyfrujący połączenie z serwerem i przesył danych (https, ssl);
7) Wykonawca wdrożył system w terminie nie dłuższym niż 7 tygodni od dnia podpisania umowy.
8) Wykonawca zapewnił i dostarczył licencję na użytkowanie na 5 stanowiskach (z możliwością zwiększania liczby stanowisk w toku rozwoju firmy Zleceniodawcy, po podpisaniu stosownych aneksów);
9) Wykonawca zapewnił nieograniczone wsparcie techniczne przez e-mail i telefon (help-desk) dostępny od poniedziałku do niedzieli w godz. 08.00-20:00, w tym również w dni ustawowo wolne od pracy (poza 1 i 6 stycznia, Wielkanocą, 1 i 11 listopada, 25 i 26 grudnia);
10)Wykonawca zobowiązał się do usunięcia awarii w ciągu maksymalnie 8 godzin od mailowego lub telefonicznego zgłoszenia przez Zamawiającego;
11)Wykonawca przeszkolił użytkowników systemu na miejscu, w siedzibie Klienta, w terminie ustalonym z Kierownikiem ODTJ Autodrom Pomorze, jednak nie później niż 7 dni od daty wdrożenia systemu;
12) System wykonywał kopie bezpieczeństwa danych raz dziennie, z 14 - dniową retencją;
13) system był intuicyjny;
14) Wykonawca zapewnił stały dostęp do nowszych wersji systemu;
15) Wykonawca udostępnił wtyczkę REST API, pozwalającą na integrację ze stroną internetową Zleceniodawcy;
2. Wymagania Zamawiającego w odniesieniu do funkcjonalności systemu:
1) Konfiguracja szczegółów firm i osób kontaktowych, możliwość skonfigurowania nowych pól (np. własna klasyfikacja klientów, statusy, zainteresowania, zgoda na przetwarzanie danych), usunięcia niepotrzebnych;
2) Dynamiczna zmiana cech wyświetlanych na karcie klienta w zależności czy to firma czy osoba prywatna (np. numer PESEL);
3) Maski na wybranych polach (np. PESEL to ciąg 11 cyfr);
4) Pola na karcie klienta automatycznie wyliczające np. datę ostatniego kontaktu, liczbę
dni od ostatniej zrealizowanej usługi
5) Możliwość wyszukiwania po wszystkich polach opisujących klienta w bazie
6) Historia zmian danych klienta (kto, co zmienił, kiedy)
7) automatyczne wysyłanie e-maila powitalnego do klienta indywidualnego, który
pojawił się w bazie, jako forma poinformowania o celu, czasie i sposobie przetwarzaniu danych;
8) Masowa wysyłka e-maili do klientów, którzy wyrazili zgodę na taki kontakt;
9) Masowa wysyłka SMS-ów do klientów, którzy wyrazili zgodę na taki kontakt; (gotowa
integracja z SMSApi);
10) Generowanie dokumentów na podstawie własnych szablonów MS Word lub MS Excel, możliwość wygenerowania dokumentu także do formatu PDF (umowy, oferty, zgody
na przetwarzanie danych) - (10 wzorów);
11) Generowanie masowe dokumentów (np. listy);
12) Przechowywanie dowolnych dokumentów związanych z klientem (np. skanów umów, zleceń, zgód na przetwarzanie danych);
13) Tworzenie projektów (np. szkolenie dla firmy), z listą uczestników, masowa komunikacja z uczestnikami;(np. wysłania e-maili, wygenerowanie certyfikatów dla całej grupy jednocześnie);
14) Integracja z MS Outlook - możliwość zapisywania do systemu wysłanych i odebranych e-maili, jako element historii kontaktów z klientami (wraz z załącznikami);
15) Rejestrowanie aktywności (notatki z telefonów, spotkania biznesowe);
16) Współdzielony kalendarz, możliwość podejrzenia kalendarza współpracownika;
17) Wiązanie wpisów w kalendarzu z konkretnym klientem;
18) Nieograniczona liczba zasobów współdzielonych (np. Tory, Sala wykładowa, Instruktorzy), możliwość rezerwacji zasobów na określony czas, podgląd kalendarza pojedynczego zasobu lub dowolnie utworzonej grupy zasobów (np. same Tory), możliwość rezerwacji dowolnej liczby zasobów do jednego spotkania;
19) Równoczesna praca w kalendarzu przez kilku użytkowników;
20) Dodatkowe cechy wpisów w kalendarzu (np. Status płatności, rodzaj usługi);
21) Log zmian w każdym dodanym spotkaniu, dotyczący kluczowych elementów
spotkania (np. status, początek, koniec, kto i kiedy edytował);
22) Szablon importu MS Excel, do masowego importu informacji o niedostępności instruktorów;
23) Skonfigurowanie automatycznych powiadomień do klientów z przypomnieniem o terminie rezerwacji i potrzebnych dokumentach (e-mail lub SMS);
24) Regulacja uprawnień użytkowników dostępu do danych (2 grupy, jedna z pełnymi uprawnieniami, druga z ograniczonymi);
25) Realizacja prawa klienta do bycia zapomnianym poprzez zastępowanie jego danych ciągiem losowych znaków (historia realizowanych dla niego usług pozostaje, w tym w kalendarzu);