Zlecenie 7836795 - Automatyczny system monitorowania wpływów...

obserwacji satelitarnych GNSS/PSInSAR oraz pomiarów sejsmicznych.

1. Audytowi podlega projekt ”Automatyczny system monitorowania wpływów wysokoenergetycznych wstrząsów parasejsmicznych na powierzchnię terenu z wykorzystaniem obserwacji satelitarnych GNSS/PSInSAR oraz pomiarów sejsmicznych” (dalej: „Projektem”) realizowany w konsorcjum przez Zamawiającego oraz Partnerów: 1) UNIWERSYTET WARMIŃSKO – MAZURSKI W OLSZTYNIE, z siedzibą w Olsztynie, kod pocztowy 10-719, ul. Michała Oczapowskiego 2, REGON 510884205, NIP 7393033097, reprezentowanym przez: prof. dr hab. Jerzy Jaroszewski, prorektor ds. polityki naukowej i badań , zwanym dalej „konsorcjantem”, 2) GEOTRONICS DYSTRYBUCJA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Kraków, kod pocztowy 31-586, ul. Centralna 36, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego w Sądzie Rejonowym Kraków nr KRS 0000554199, REGON 361350832, NIP 6751516925, kapitał zakładowy 5000 zł, reprezentowanym przez: Andrzej Więcek, Prezes Zarządu, zwanym dalej „konsorcjantem". 2. Wartość kosztów kwalifikowalnych 9 767 581,09 PLN, w tym wartość dofinansowania 8 535 847,59 PLN. Okres realizacji Projektu: 01-09-2018 – 31-08-2021 Okres który ma zostać objęty audytem: od 01-09-2018 3. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatków w projekcie oraz zasad prowadzenia i dokumentowania przez Lidera Projektu i wskazanych w zapytaniu ofertowym Konsorcjantów, zgodnie z Wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe opracowanymi przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju zamieszczonym na stronie internetowej: https://www.ncbr.gov.pl/o-centrum/aktualnosci/szczegoly-aktualnosci/news/wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-projektow-dla-podmiotow-przeprowadzajacych-audyt-41107/ dla Projektu ”Automatyczny system monitorowania wpływów wysokoenergetycznych wstrząsów parasejsmicznych na powierzchnię terenu z wykorzystaniem obserwacji satelitarnych GNSS/PSInSAR oraz pomiarów sejsmicznych” w ramach umowy POIR.04.01.04-00-0056/17-00. 4. Audyt obejmie realizację Projektu przez Lidera Konsorcjum – KGHM Cuprum sp. z o.o. - CBR oraz członków Konsorcjum, realizujących Projekt. 5. Wykonawca przeprowadza audyt projektu, aby wydać opinię. Ocenia w niej, czy: a) Dane liczbowe i opisowe zawarte w dokumentach związanych z Projektem, są wiarygodne; b) Zamawiający ponosi wydatki i uzyskuje założone efekty związane z projektem zgodnie z wymaganiami określonymi we wniosku o dofinansowanie lub umowie; c) Zamawiający poprawnie dokumentuje i ujmuje operacje gospodarcze w ewidencji księgowej wyodrębnionej dla danego Projektu. 6. Wykonawca w ramach audytu sprawdza, czy Lider Projektu oraz wskazani konsorcjanci: a) osiągają cel Projektu oraz realizują Projekt zgodnie z umową; b) ponoszą w ramach Projektu uzasadnione wydatki, poprawnie je księgują, dokumentują i wyodrębniają w ewidencji księgowej; c) przygotowują wiarygodne i na czas sprawozdania z realizacji Projektu; d) terminowo rozliczają środki finansowe otrzymane na realizację Projektu; e) właściwie monitorują realizację celów Projektu; f) odpowiednio przechowują i zabezpieczają dokumentację dotyczącą Projektu; g) przestrzegają przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym tych, które dotyczą przestrzegania dyscypliny finansów publicznych (jeśli dotyczy); h) właściwie kontrolują wewnętrznie realizację Projektu; i) zrealizowały wnioski i zalecenia z wcześniejszych kontroli i audytów. 7. Audyt Projektu obejmuje też sprawdzenie płatności wydatków związanych z Projektem. 8. Gdy przeprowadzenie audytu wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, Wykonawca może powołać na swój koszt, rzeczoznawcę. 9. Na podstawie zebranych dowodów Wykonawca przygotowuje pisemne sprawozdanie z audytu (dalej „Sprawozdanie”). Wykonawca ma obowiązek zachować poufność i nie naruszać tajemnic Zamawiającego oraz Konsorcjantów, zgodnie z przepisami ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 10. W Sprawozdaniu Wykonawca zawrze: a) data sporządzenia; b) nazwa i adres Zamawiającego oraz Konsorcjantów; c) nazwa i numer projektu; d) oświadczenie audytora o niezależności od Zamawiającego i Konsorcjanta wskazanego wyżej w III.1 jako audytowanego podmiotu; e) imiona, nazwiska i opis uprawnień audytorów; f) cele audytu; g) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; h) termin, w którym przeprowadzono audyt; i) zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze, którego dotyczy audyt; j) ocena adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem; k) informacja o metodzie doboru próby do badania i jej wielkości; l) opis wyników badania, w których audytor stwierdził nieprawidłowości; m) opis nieprawidłowości w projekcie oraz analiza ich przyczyn i skutków; n) zalecenia w sprawie usunięcia nieprawidłowości w projekcie, które stwierdził audytor; o) do sprawozdania audytor załącza opinię, o której mowa w pkt III.5 niniejszego zapytania; p) inne wymagane Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowanych na naukę 11. W wyniku przeprowadzenia audytu Wykonawca przekaże Zamawiającemu sprawozdanie z audytu Projektu w ciągu 7 dni od dnia zakończenia audytu. 12. Wykonawca ma obowiązek udzielać wyjaśnień dotyczących audytu Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju jako Instytucji Finansującej. 13. Zamawiający na żądanie Wykonawcy udziela wszelkich informacji i dokonuje czynności niezbędnych do realizacji celów audytu zgodnie z metodologią doboru prób danych dokumentów przedstawioną przez Wykonawcę. 14. Audyt zostanie przeprowadzony w następujących miejscach: 1) KGHM CUPRUM Sp. z o.o. Centrum Badawczo – Rozwojowe., ul. Sikorskiego 2-8, 53-659 Wrocław, 2) UNIWERSYTET WARMIŃSKO – MAZURSKI W OLSZTYNIE, ul. Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn. 3) GEOTRONICS DYSTRYBUCJA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Centralna 36, 31-586 Kraków. 15. Zamawiający w imieniu konsorcjantów dopuszcza przekazanie dokumentów dotyczących audytu w wersji elektronicznej w bezpiecznej formie (np. udostępniony dysk w chmurze itp.) dla podmiotów: Geotronics Dystrybucja Sp. z o.o. oraz Uniwersytet Warmińsko Mazurski. Przy czym zaznacza się iż każdy z konsorcjantów zaproponuje własne rozwiązanie bezpiecznego przekazania dokumentów. W przypadku dokumentów dotyczących audytu ze strony KGHM Cuprum nie przewidziano elektronicznego przekazania dokumentów. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Przewidywany czas rozpoczęcia audytu to nie wcześniej niż 8 grudnia 2020 natomiast zakończenia nie później niż 12 stycznia 2021. 2. Zamawiający jest zobowiązany zgłosić Wykonawcy gotowość do przeprowadzenia audytu w terminie, o którym mowa w pkt. 1 powyżej. Zgłoszenie gotowości zostanie przesłane drogą mailową po podpisaniu umowy przez obie strony na adres e-mail: lstolecki@cuprum.wroc.pl. Konkretny termin rozpoczęcia audytu, mieszczący się w przedziale czasowym określonym w pkt. IV.1., zostanie ustalony w drodze porozumienia z Zamawiającym i konsorcjantami. 3. Termin związania ofertą: 60 dni od upływu terminu składania ofert.