Przetarg 7249957 - Usługa kompleksowej organizacji konferencji oraz...

Przedmiotem zamówienia jest:
a) usługa kompleksowej organizacji konferencji, połączonej ze spotkaniami B2B, dla maksymalnie 100 osób w dniu 21.02.2020r. pn.: „Metalove”,
b) usługa kompleksowej organizacji przyjazdowej misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców/ handlowców/ importerów/ potencjalnych inwestorów/ dziennikarzy
z branży maszynowej/metalowo-odlewniczej w dniach 19- 22.02.2020r.
2. Przedmiot zamówienia został podzielony na dwa zadania:
ZADANIE 1 – KONFERENCJA
1) Usługa przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi jednodniowej konferencji połączonej ze spotkaniami B2B, w jednym z następujących miast: Ostrowcu Św., Starachowicach, Skarżysku-Kamiennej lub Końskich, pn.: „Metalove”, dla maksymalnie 100 osób w dniu 21.02.2020r., realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020.
2) Do zadań wykonawcy należeć będzie m.in.:
a) zapewnienie i wyposażenie sali konferencyjnej;
b) zapewnienie recepcji konferencji;
c) zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji;
d) zapewnienie tłumaczenia symultanicznego i konsekutywnego;
e) wysyłka zaproszeń do uczestników konferencji;
f) zorganizowanie kolacji;
g) obsługa konferencji, reklama prasowa, wydrukowanie programu konferencji, wykonanie identyfikatorów, smyczy i innych materiałów konferencyjnych;
h) opracowanie i wydrukowanie krótkich informacji o przedsiębiorcach zagranicznych uczestniczących w przyjazdowej misji gospodarczej oraz przygotowanie i wydrukowanie informacji w języku angielskim o firmach z regionu uczestniczących w spotkaniach B2B;
i) zaprojektowanie i wydrukowanie plakatu informacyjno-promocyjnego;
j) przygotowanie 3 minutowego spotu informacyjno-promocyjnego;
k) udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji oraz przygotowanie informacji podsumowującej konferencję.
ZADANIE 2 – MISJA GOSPODARCZA
1) Usługa kompleksowej organizacji przyjazdowej misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców/ handlowców/ importerów/ potencjalnych inwestorów/ dziennikarzy
z branży maszynowej/metalowo-odlewniczej w dniach 19- 22.02.2020r., realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020.
2) Misja gospodarcza będzie trwała 4 dni (wraz z przylotem i wylotem zagranicznych uczestników misji) i odbędzie się w dniach 19-22.02.2020r. w Ostrowcu Św., Starachowicach, Skarżysku-Kamiennej, Końskich i regionie świętokrzyskim.
3) Uczestnicy misji gospodarczej to przedsiębiorcy, handlowcy, importerzy, potencjalni inwestorzy dziennikarze zainteresowani nawiązaniem kontaktów handlowych lub inwestycjami z przedsiębiorcami z regionu świętokrzyskiego działających w branży maszynowej/metalowo- odlewniczej – łącznie 11 osób z krajów: Austria (4 osoby), Białoruś (2 osoby), Rosja (1 osoba), Rumunia (2 osoby), Ukraina (1 osoba), ZEA (1 osoba).
4) Liczba osób reprezentujących na miejscu Zamawiającego (Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego) to 4 osoby.
5) Plan ramowy misji gospodarczej:
a) 19 lutego – przyloty,
b) 20 lutego – wizyty studyjne, lunch i kolacja,
c)21 lutego – udział w konferencji pn. „Metalove”, udział w spotkaniach B2B i uroczystej kolacji,
d) 22 lutego – wyloty.
6) Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn).
7) Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania zapisów ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz. U. 2019 r., poz. 548).
8) Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania polisy ubezpieczenia uczestników misji i do przedłożenia Zamawiającemu kopii polisy potwierdzonej za zgodność z oryginałem min. 1 dzień przed rozpoczęciem misji gospodarczej.
3. Szczegółowy zakres i opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1 do SIWZ - SOPZ.
4. Wykonawca zobowiązany będzie do stałej współpracy i konsultacji z zamawiającym na każdym etapie realizacji przedmiotowego zamówienia.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontrolowania realizacji przedmiotu zamówienia na każdym etapie prac.
6. Zamawiający wymaga, aby usługa wykonana została przez wykonawcę zgodnie z wytycznymi zamawiającego z zachowaniem wysokiej jakości prac i była kompletna.
7. Wykonawca zobowiązany będzie do konsultowania ze wskazanymi przedstawicielami zamawiającego wszelkich działań podejmowanych przez wykonawcę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
8. Wykonawca zobowiązany będzie do przeniesienia na Zamawiającego, bez naliczania dodatkowych opłat, autorskich praw majątkowych do materiałów powstałych przy realizacji przedmiotu umowy z chwilą zapłaty wynagrodzenia, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.).
9. Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w trakcie realizacji zamówienia wymogi dotyczące informacji i promocji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. Wszelkie materiały związane z realizacją konferencji i misji gospodarczej muszą być oznakowane zgodnie z wymogami wskazanymi w SOPZ.
10. Cenę oferty wykonawca oblicza uwzględniając wszystkie koszty związane z wykonywaniem usługi. Wyliczoną cenę wykonawca podaje w Dodatku nr 1 do SIWZ – „Formularz oferty”, który musi być wypełniony zgodnie z wymaganiami zamawiającego i podpisany przez wykonawcę.
11. Szczegółowe zasady określające sposób realizacji zamówienia, rozliczeń oraz wysokość kar umownych zawarte zostały w Dodatku nr 4 do SIWZ - Wzór umowy.
12. Zamawiający dopuszcza powierzenie wykonania zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w swojej ofercie (Dodatek nr 1 do SIWZ - Formularz oferty) części zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez wykonawcę firm podwykonawców. Niedopełnienie w/w obowiązku oznaczać będzie, iż wykonawca deklaruje wykonanie całego przedmiotu zamówienia samodzielnie.
13. Przy realizacji zamówienia z udziałem podwykonawców zastosowanie mają przepisy art. 36ba ust. 1 i 2 ustawy Pzp.
14. Powierzenie części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia. Wykonawca będzie odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania podwykonawców i ich pracowników w takim samym stopniu jakby to były działania, uchybienia i zaniedbania jego własnych pracowników.
15. Rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich.
18. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.