Zlecenie - Organizacja konferencji panelowej "II Forum Wiedzy i...

Operacyjnym Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.
Realizacja usługi obejmuje:
2.2.6.1. Noclegi ze śniadaniem dla 200 osób, z 29/30listopada 2017 r. w Nadarzynie lub w odległości nie większej niż 25 km od PTAK WARSAW EXPO, Aleja Katowicka 62, 05-830 Nadarzyn (odległość mierzona według serwisu mapy google), ilość pokoi jednoosobowych -min. 30, pozostałe miejsca w pokojach dwu i trzy osobowych; hotel o standardzie odpowiadającym minimum 3 gwiazdkom, bezpłatny dostęp do Internetu; pokoje z łazienką, WC, TV SAT. Zakwaterowanie uczestników ma nastąpić w jednym budynku hotelowym, względnie w kilku budynkach, ale składających się na jeden zamknięty ośrodek. Niedopuszczalne jest zakwaterowanie uczestników w tzw. formule "rozrzucenia na mieście"
Dodatkowo wykonawca zapewni bezpłatny parking dla uczestników konferencji (min. 100 miejsc parkingowych), zlokalizowany w okolicy hotelu.
Śniadanie serwowane w obiekcie, w którym świadczona jest usługa hotelowa w formie szwedzkiego stołu:
a) pieczywo, bułki, rogale, chleb pszenny, żytni, wieloziarnisty - min. 150 g/osobę,
b) masło, twarożek, pasty do pieczywa, dżem, miód naturalny- min. 100 g/osobę,
c) wędliny- min. 50g/osobę,
d) świeże warzywa-min. 80g/osobę,
e) na gorąco: minimum jedno danie ( np. jajecznica, parówki) - min. 100g/osobę,
f) przetwory zbożowe i mleczne, jogurty, itp.- min. 100g/osobę,
g) kawa, herbata różne smaki, woda mineralna, śmietanka/ mleko, cukier, cytryna- min. 250 ml/osobę.
Zamawiający zastrzega możliwość rozszerzenia zamawianych usług (nocleg ze śniadaniem) do 50% w dniu 31.11/01.12.2017
2.2.6.2. Wynajem Sali konferencyjnej dla 200 osób (układ krzeseł kino/teatr) na dwa dni tj. 29.11.2017 - 3 godziny oraz 30.11.2017r. - 5,5 godziny,w obiekcie w którym świadczona jest usługa noclegowa, wyposażonej w klimatyzację, sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, komputer/laptop) dostęp do Internetu, nagłośnienie. Przy sali powinno być miejsce dla uczestników Konferencji na serwis kawowy.
2.2.6.3. Wynajem sześciu Sal panelowych do 50 osób (układ krzeseł kino/teatr) każda do przeprowadzenia paneli tematycznych w dniu 29.11.2017 - 4 godziny, wyposażenie w klimatyzację, sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, komputer/laptop) dostęp do Internetu. Sale zlokalizowanew tym samym obiekcie w którym znajduje się duża sala konferencyjna
2.2.6.4. Obiadydla 200 osób serwowany w obiekcie w którym odbywa się konferencja, w dniach29 i 30.11.2017
Danie I: zupa o gramaturze nie mniejszej niż 250g
Danie II: składające się, z: co najmniej 100g mięsa, drobiu lub ryby; co najmniej 100g dodatków np. ziemniaki, frytki, ryż, kasza, kluski, makaron, knedli; co najmniej 75g surówki, deseru, kompotu lub soku min. 250 ml/os.
Wykonawca zagwarantuje osobom o innych preferencjach kulinarnych niż tradycyjne (np. wegetarianie) ciepły posiłek o gramaturze równoważnej posiłkowi mięsnemu - po zgłoszeniu, co najmniej 3 dni przed podaniem posiłku.
Dopuszcza się serwowanie obiadu w formie bufetu, wymagane minimum 30 stolików koktajlowych, nakrytych obrusami, naczynia ceramiczne, sztućce.
2.2.6.5. Kolacja serwowana w obiekcie, w którym świadczona jest usługa noclegowa w dniu 29.11.2017r. dla uczestników konferencji dla 200 osób w formie szwedzkiego stołu:
a) sałatka (min.150g /na osobę) -2 rodzaje (np. z łososiem, z tuńczykiem, z kurczakiem, z fetą, z brokułami, itp.),
b) ciepłe danie mięsne i wegetariańskie, min. 250 g/na osobę,
c) pieczywo jasne i ciemne (łącznie min. 200g na osobę),
d) napoje zimne (soki owocowe niegazowane) w ilości, co najmniej 0,3 l na osobę, woda mineralna gazowania i niegazowana ( min. 200 ml/os.),
e) półmisek wędlin - min. 80g/osobę;
f) półmisek świeżych warzyw( np. pomidor, ogórek);
g) kawa (min. 200 ml/os.), herbata różne smaki (min, 200 ml/os.), śmietanka lub mleko, cukier, cytryna.
Zamawiający zastrzega możliwość rozszerzenia zamawianych usług (kolacja) do 50% w dniu 31.11.2017r.
2.2.6.6. Serwis kawowy- kawa, herbata (min 3 rodzaje), śmietanka lub mleko, cukier, cytryna, sok, woda mineralna min. 150 ml/osoba, ciasto /ciasteczka dla 200 osób. (4 podania łącznie w tym: 2 podania w I dniu konferencji tj. 29.11.2017 i 2 podanie w II dniu konferencji tj. 30.11.2017). Łącznie 800 serwisów kawowych.
2.2.6.7. Posiłki oraz serwisy kawowe serwowane w zastawach porcelanowa/szklana, sztućce ze stali nierdzewnej
Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzania oceny oferowanych posiłków, pod kątem sprawdzenia ich gramatur, zalecanych norm żywieniowych i jakości wykorzystywanych surowców;
Wykonawca dopasuje serwowanie posiłków do czasu trwania konferencji