Nadmiar dokumentów może być powodem problemów

data publikacji: 2017-07-17 godz. 09:00

Przystępujący do postępowania przetargowego wykonawca powinien skrupulatnie wypełniać wymagania zawarte w dokumentacji przetargowej. Boleśnie przekonała się o tym jedna z firm, która złożyła ofertę do zamówienia publicznego pn.: „Rozbudowa, przebudowa oraz termomodernizacja obiektu Domu Pomocy Społecznej w Sobowie, filia w Suchodółce”. 

W Specyfikacji zamawiający wymagał wykazania się dysponowaniem osobą Kierownika robót – posiadającego uprawnienia budowlane do kierowania robotami budowlanymi bez ograniczeń w specjalności instalacyjnej, w zakresie instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych. Jako potwierdzenie tego stanu rzeczy, zamawiający wymagał załączenia oświadczenia.  Jeden z wykonawców, z własnej inicjatywy, załączył dokument na potwierdzenie spełniania ww. warunku pn.: „Stwierdzenie przygotowania zawodowego do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie” wydany na podstawie § 5 ust. 1 pkt 2, § 7, § 13 ust. 1 pkt 4d, § 2 ust. 2 pkt 2, § 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 20 lutego 1975 r. – dokument potwierdzający uprawnienia wyznaczonej osoby.

Ponieważ zamawiający – Powiat Opatowski - nie wymagał dostarczenia dokumentów na tym etapie postępowania, nie czuł się zobligowany do wnikliwej analizy spornych uprawnień w trakcie badania ofert.

Okazuje się jednak, że również w przypadku, gdy wykonawca załącza niewymagane dokumenty, a wskazują one na niespełnianie warunków, zamawiający nie może przejść obojętnie do dalszego etapu postępowania. W tym przypadku, załączony dokument został pominięty w trakcie oceny, a omawiana oferta uznana została za najkorzystniejszą.

Zamawiający wymagał, by wskazana w wykazie osoba posiadała uprawnienia bez ograniczeń, w przypadku tej firmy wynikało, że sprawujący funkcję kierownika posiada wymagane uprawnienia - przygotowanie do wykonywania samodzielnej funkcji kierownika budowy, ale tylko w zakresie powszechnie znanych rozwiązań konstrukcyjnych.

UZP – błędna decyzja zamawiającego

Zdaniem Urzędu Zamówień Publicznych, zamawiający miał obowiązek weryfikacji załączonego do oferty dokumentu (omawiana decyzja administracyjna), choć nie był wymagany przez zamawiającego, wnosił istotne informacje mające znaczenie zarówno przy ocenie spełniania warunku udziału w przetargu, jak i w konsekwencji na ewentualny wynik. Organizator przetargu, będąc w posiadaniu spornego dokumentu, powinien wziąć go pod uwagę w trakcie badania ofert, ponieważ z treści wykazu osób nie można określić, czy posiadają one stosowne kwalifikacje, czy też nie. Obowiązkiem zamawiającego było stosownie do treści art. 26 ust. 3 ustawy pzp wezwać do uzupełnienia w wyznaczonym terminie brakujących dokumentów, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania. Prezes UZP zarzucił zamawiającemu naruszenie art. 26  ust. 3 ustawy pzp.

Powiat broni się zasadą równego traktowania

Zdaniem organizatora przetargu, nie był on uprawniony do badania załączonych przez oferenta uprawnień, gdyż nie było obowiązku ich załączania. Wskazał na zasadę równego traktowania wszystkich stron postępowania: „Bowiem jeśli inni nie załączyli takiego dokumentu, to weryfikacja jego doprowadziłaby do naruszenia zasad konkurencyjności postępowania, jeśli żądalibyśmy uzupełnienia o dokumentację, której nie żądaliśmy od innych wykonawców.”

Krajowa Izba Odwoławcza podziela stanowisko UZP

Stanowisko prezesa UZP, podzieliła Krajowa Izba Odwoławcza w wynikach kontroli doraźnej. Zdaniem Izby: Załączony do oferty dokument (omawiana decyzja administracyjna), jakkolwiek nie było obowiązku przedkładania go, jako zawierający istotne informacje mające znaczenie w przy ocenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu i ewentualny wpływ na wynik, powinien być poddany badaniu i uwzględniony przy ocenie spełniania warunków udziału w postępowaniu zważywszy, iż stanowi on dowód istotny przy podejmowaniu decyzji przez zamawiającego, w tym także o wyniku postępowania.

Pomijanie treści decyzji o zakresie uprawnień z powołaniem przez zamawiającego zasady równego traktowania uczestników doprowadziłoby do aprobowania oferty jednoznacznie niezgodnej z postanowieniami siwz. Stosownie do treści art. 26 ust. 3 ustawy pzp zamawiający w takim stanie rzeczy powinien był wezwać wykonawcę do złożenia stosownego dokumentu na potwierdzenie spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. napisano w uzasadnieniu postanowienia (sygn. akt KIO/KD 19/17).

Podsumowanie

Każdy wykonawca składający ofertę, powinien dokładnie i wnikliwie przyjrzeć się wymaganiom stawianym przez organizatora przetargu. Nadmiar dokumentów, tak jak w omawianym przypadku, może przysporzyć więcej problemów niż pożytku. W poprzednim stanie prawnym, na etapie weryfikacji ofert, wymagane było załączanie dokumentów na potwierdzanie warunków przetargu, obecnie jednak, najczęściej dokumenty te wykonawca dostarcza później.

Źródło: UCHWAŁA KRAJOWEJ IZBY ODWOŁAWCZEJ z dnia 16 maja 2017 r:



Renata Polisiakiewicz

Ekspert współpracujący z serwisem PressInfo,  posiadający  kilkuletnie doświadczenie w stosowaniu prawa zamówień publicznych, absolwent Politechniki Lubelskiej. Doświadczenie zdobywane w administracji państwowej, samorządowej – prowadząc postępowania przetargowe po stronie zamawiającego oraz w sektorze prywatnym – przygotowując oferty przetargowe dla Wykonawcy.